دفتر کار مجازی(3)بستر سازی فرهنگی

ه- بستر سازی فرهنگی

در پاره‌ای از موارد شرایط كار در دفاتر مجازی، برای همگان براحتی میسر نیست. بطور مثال، یك كارمند از راه دور باید توان انجام امور محوله را بدون برخورداری از یك سرپرست یا نظارت مستقیم مافوق داشته باشد. از طرفی فقدان تماس و ارتباط اجتماعی گاها منجر به كاهش برخی پتانسیل‌های كاری در این افراد می‌شود. و یا بالعكس، برخی از كاركنان در محیط‌های مجازی بدون تنش‌ها و مسایلی كه معمولا در محیط‌های سنتی كار مشاهده می‌شود، پیشرفت بیشتری می‌كنند. حذف مسئله زمان و فشارهای ناشی از سفرهای اداری (چه از منزل به اداره یا بالعكس) یا ماموریت‌های اداری كاركنان‌، منجر به افزایش بهره‌وری كار از طریق تخصیص زمان بیشتر، انرژی بیشتر و به همراه داشتن فرصت‌های بیشتر برای كاركنان جهت انجام و رسیدگی به سایر جنبه‌های زندگی شخصی‌شان می‌شود. از طرفی‌، استفاده از ویدیو كنفرانس‌ها، منجر به صرفه جویی در بسیاری از هزینه‌های اداری و جابجایی‌های كاری می‌گردد.

4- نتیجه

جامعه آینده از آن كسانی است، که قدرت تطبیق یا سازگاری با این سیر تحول را داشته باشند. یكی از این عرصه‌های مجازی، كار در ادارات و دفاتر مجازی است، آنچه در این میان دستخوش تحول عمیق خواهد شد، ساختارهای سنتی رئیس و مرئوسی است. به تجربه ثابت شده است كه در ادارات سنتی، طرح مسایل بیشتر در گوشه راهروهای راه پله، درب‌های ورودی ساختمان‌های بسیار كاراتر از طرح درخواست‌های رسمی و اداری است. كاركنان آموخته‌اند كه در صورت برقراری روابط دوستانه با همكاران و حتی مدیران خود بیشتر و بهتر به نتیجه مطلوب و موردنظرشان می‌رسند. اما در یك جامعه مجازی كار شناخت عواطف و روحیات مخاطب كاری آسان و یا در مواردی عملی نیست، پرسنل فرصتی برای حل مسایل و مشكلات روحی و روانی ناشی از محیط كار نمی‌یابند و این خود سرآغازی برای شروع یكسری از چالش‌های جدید در عرصه جدید خواهد بود.

5- پیشنهادات

به منظور کسب آمادگی‌های لازم برای ایجاد یک دفتر مجازی( عادت به کار در محیط‌های کاری آینده)، گام‌های زیر پیشنهاد می‌گردد:

ـ الگو و طرح اصلی كارتان را بشناسید.

ـ محل كار یا محیط مناسبی را برای كار انتخاب كنید.

ـ مدیریت زمان داشته باشید و از فرصت‌ها به نحو احسن استفاده كنید.

ـ مدیریت بر اسناد و مدارك داشته باشید.

ـ فهرستی از كارهایی كه باید انجام دهید تهیه نمایید (با برنامه حركت كنید)

ـ با همكاران و مدیر در ارتباط تنگاتنگ باشید.

ـ مسایل و مشكلات كارتان را بشناسید.

اما از منظر یك مدیر توجه به موارد یا گام‌های زیر ضروری است:

ـ در تیم كاریتان احساس پیوند به كار ایجاد كنید به گونه‌ای كه آنها احساس كنند یك تیم كاری مرتبط و متحد به هم هستند

ـ عادات كاری مؤثر و فناوری‌های لازم را به آنها آموزش دهید.

ـ روی اهداف تأكید كنید.

ـ از فناوری‌های جامع و سازگار استفاده كنید.

ـ روحیه همكاری را در پرسنل تقویت كنید، محیط را از حالت خشكی و انزوا خارج كنید.

ـ حس اعتماد به كاركنان را در خود تقویت كنید (به كاركنان اعتماد كنید)

ـ اهداف كلان سازمان را مشخص كنید و كمیت رسیدن به آنها را مشخص نمایید.

امید است كه برای ایجاد و راه اندازی این دفاتر بیشتر دقت گردد و عوامل مختلف ذكر شده در بالا رهنمودهای لازم را برای مدیران و گردانندگان این دفاتر ارایه نماید تا با حداكثر استفاده و حداقل هزینه‌ها بیشترین بهره‌وری كاری را داشته باشند و در عین حال از پرسنلی شاداب، متخصص، علاقمند، دلسوز و با بهره‌وری بالا برخوردار گردند.

تبیان

علیرضا هدایتی - میترا دیلمقانی