آموزش آفيس استفاده از امكانات رايج آفيس چگونگی استفاده از ابزارهای كمكی آفیس

بدون توجه به سطح تجربه كامپیوتری شما، ممكن است گهگاهی نیاز به كمك داشته باشید، مخصوصاً وقتی كه یك برنامه نرم افزاری جدید یاد می‌گیرید. كمك یا راهنما در هر برنامه آفیس، فقط با یك كلیك، قابل دستیابی است. در نوار عنوان هر برنامه، یك كادر Ask A Question وجود دارد كه می‌توانید از آن برای پیدا كردن كمك در مورد یك كار یا قابلیت بخصوص استفاده كنید. همچنین می‌توانید از Office Assistant استفاده كنید كه یك امكان متحرك برای جستجو بدنبال دستورالعمل‌ها یا موضوعات خاص است.

Ask A Question

برای دستیابی سریع به كمك‌، در كادر Ask A Question در نوار عنوان كلیك كنید و یك سئوال، جمله یا كلمه كه می‌خواهید در مورد آن، كمك پیدا كنید تایپ كنید و Enter را بزنید.

یكی از نتایج را انتخاب كنید

یك لیست كشوئی از نتایج مربوط به موضوع مورد نظر ظاهر می‌شود. روی موضوعی كه بیشتر با سئوال شما مطابقت دارد كلیك كنید.

محتویات پنجره Help را بخوانید

یك پنجره Help با اطلاعات بیشتر در مورد موضوع یا موضوعات اضافی ظاهر می‌شود كه می‌توانید یكی از آنها را انتخاب كنید. كلماتی كه زیرشان خط كشیده شده است لینك به موضوعات مرتبط می‌باشند. از دكمه‌های Back یا Forward در بالای پنجره Help برای حركت بین موضوعات استفاده كنید. برای خروج از پنجره بعد از اتمام كار، روی دكمه Close در پنجره كلیك كنید.

Office Assistant را باز كنید

یك راه دیگر برای بدست آوردن كمك در مورد برنامه‌ای كه استفاده می‌كنید استفاده ازOffice Assistant است. روی دكمه Help، در نوار ابزار Standard كلیك كنید، كلید F1 را بزنید یا از منوی Help، گزینه Show the Office Assistant را انتخاب كنید.

Ask A Question

در Office Assistant، می‌توانید یك سئوال تایپ كنید یا از گزینه‌های لیست شده، یكی را انتخاب كنید. برای تایپ كردن سئوال، در كادر متنی كلیك كنید و آن را تایپ كنید. بعد روی Search كلیك كنید یا Enter را بزنید. اگر كادر متنی سئوال ظاهر نشد، روی كاراكتر (تصویر) Office Assistant كلیك كنید تا این كادر ظاهر شود.

>

یك موضوع انتخاب كنید

Office Assistant، لیستی از موضوع‌های ممكن را ارائه می‌كند. روی موضوعی كه بیشتر با اطلاعاتی كه می‌خواهید مطابقت می‌كند كلیك كنید تا پنجره Help باز شود. (اگر سئوالی كه تایپ كردید نتایجی كه انتظار داشتید را ایجاد نكرد، یك سئوال جدید وارد كنید و دوباره امتحان كنید).

>

*توجه*

كار با Assistant

برای بستن Office Assistant، از منوی Help، گزینه Hide The Office Assistant را انتخاب كنید یا روی كاراكتر Office Assistant كلیك راست كنید و Hide را انتخاب كنید.اگر كاراكتر پیش فرض Clippit (گیره كاغذ كارتونی) را دوست ندارید می‌توانید آن را تغییر دهید. روی دكمه Options در كادر Office Assistant كلیك كنید تا محاوره‌ای Office Assistant باز شود. روی برگه Gallery كلیك كنید و با استفاده از دكمه‌های Back یا Next، یك كاراكتر دیگر انتخاب كنید. بعد روی Ok كلیك كنید.

پیدا كردن كمك در وب

می‌توانید به سایت وب مایكروسافت وارد شوید تا كمك بیشتری در مورد برنامه خود پیدا كنید. از منوی Help، گزینه Office On The Web را انتخاب كنید تا پنجره مرورگر و كادر اتصال باز شود تا بتوانید به Account اینترنت خود Logon كنید. روی Connect كلیك كنید و لینك صفحه وب را دنبال كنید تا به اطلاعاتی كه می‌خواهید برسید. (سعی كنید كه از صفحه وب مایكروسافت شروع كنید).

آموزش آفيس Word كار با لیست‌های دایره‌دار و شماره‌دار

از امكان لیست Bullets و Numbering در Word برای مرتب كردن لیست‌های سند استفاده می‌شود. یك لیست دایره‌دار می‌تواند پیداكردن یك لیست از اطلاعات مرتبط را در صفحه آسان كند و یك لیست شماره‌دار آیتم‌هایی كه باید به ترتیب خاصی ظاهر شوند را سازماندهی می‌كند. می‌توانید فرمت‌دهی یك لیست دایره‌دار یا شماره‌دار را قبل از تایپ كردن این لیست، تنظیم كنید و یا متن موجود را به صورت یك لیست سازماندهی شده در آورید.

متن را انتخاب كنید

برای تبدیل متن به یك لیست، ابتدا آن را انتخاب كنید.

از دكمه‌های فرمت‌دهی استفاده كنید

برای اضافه كردن دایره و شكل، از دكمه Bullets در نوار ابزار Formatting استفاده كنید. برای اینكه متن را بصورت یك لیست شماره دار در آورید، روی دكمه Numbering كلیك كنید.

فرمت‌دهی را مشاهده كنید

اگر روی دكمه Bullets كلیك كرده‌اید، متن انتخاب شده با نقطه‌هایی در كنار هر خط، توگذاری می‌شود و اگر روی Numbering كلیك كرده باشید، این لیست به صورتی كه در اینجا نشان داده شده است به ترتیب شماره‌گذاری می‌شود.

اضافه كرن آیتم‌های بیشتر به لیست

برای اضافه كردن آیتم‌های بیشتر به لیست، در انتهای خط قبل از محلی كه می‌خواهید آیتم جدید را اضافه كنید كلیك كنید و Enter را بزنید. Word یك دایره جدید یا شماره جدید اضافه می‌كند. فقط كافی است كه متن جدید را وارد كنید. بعد از اینكه آخرین آیتم را تایپ كردید، دوبار E nter را بزنید تا شماره‌گذاری و دایره‌گذاری را غیر فعال كنید یا روی دكمه Numbering یا Bullets در نوار ابزار كلیك كنید تا این امكان را غیر فعال كنید.

تغییر دادن شیوه

اگر ترجیح می‌دهید كه از شیوه شماره‌گذاری یا نقطه‌گذاری دیگری استفاده كنید، كادر محاوره‌ای Bullets and Numbering را باز كنید. متن لیستی كه می‌خواهید فرمت دهی كنید را انتخاب كنید و از منوی Format، گزینه Bullets and Numbering را انتخاب كنید تا این كادر محاوره‌ای باز شود.

این شیوه را اعمال كنید

برای تغییر شیوه نقطه‌گذاری روی برگه Bullets كلیك كنید و شیوه دیگری را انتخاب كنید. برای تغییر شیوه اعداد، روی برگه Numbered كلیك كنید و شیوه دیگری را انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و شیوه جدید اعمال شود.

*توجه*

ایجاد لیست از اول

همچنین می‌توانید همانطور كه تایپ می‌كنید یك لیست نقطه‌دار یا شماره‌دار ایجاد كنید. برای ایجاد یك لیست شماره‌دار، تایپ كنید 1 و بعد یك فاصله تایپ كنید، متن اولین آیتم را تایپ كنید و Enter را بزنید. برای ایجاد یك لیست نقطه‌دار، یك ستاره (*) و یك فضای خالی تایپ كنید، متن اولین آیتم را تایپ كنید و بعد Enter را بزنید بعد از وارد كردن تمام آیتم‌ها، Enter را دوبار بزنید تا این قابلیت غیرفعال شود.

سفارشی كردن دایره‌ها یا اعداد

از دكمه Customize در كادر محاوره‌ای Bullets and Numbering برای انتخاب یك فونت دیگر برای دایره‌ها یا اعداد و یا سفارشی كردن طرز قرار گرفتن اعداد یا دایره‌ها در سند استفاده می‌شود. برای مثال می‌توانید مشخص كنید كه اعداد یا متن شماره ‌گذاری شده چگونه توگذاری شوند.

آموزش آفيس Word چگونه Tabها را تنظیم كنیم

Tabها برای توگذاری و ایجاد ستون‌های متنی كه به صورت عمودی تراز شده‌اند به كار می‌روند. به صورت پیش فرض، Word در هر 5/0 اینچ در سند، توقف Tab دارد و متن Tab، به سمت چپ تراز شده است یعنی در گوشه سمت چپ ستون Tab منظم شده است. خودتان می‌توانید توقف Tab ایجاد كنید و طرز قرار گرفتن متن در این توقف را تغییر دهید. برای مثال، می‌توانید متن Tab را به سمت گوشه راست ستون Tab تنظیم كنید، متن در ستون را در وسط قرار دهید یا از Tab نقطه اعشاری استفاده كنید تا نقاط اعشار را در ستون Tab منظم كنید. حتی می‌توانید، Tab خط عمودی ایجاد كنید كه یك خط عمودی بین ستون‌های Tab قرار می‌دهد. برای تنظیم tabها می‌توانید ازخط‌كش استفاده كنید یا كادر محاوره‌ای Tabs را باز كنید.

توقف Tab روی خط‌كش

برای ایجاد یك توقف Tab روی خط كش، ابتدا نوع تراز Tab را انتخاب كنید. بصورت پیش فرض، Left Tab انتخاب شده است. برای انتخاب مورد دیگر، باید در انتخاب‌ها دور بزنید. هر كلیك روی دكمه تراز، نماد تراز Tab را تغییر می‌دهد (اشاره‌گر ماوس را روی دكمه قرار دهید تا اسم تراز فعلی ظاهر شود).

در محل مورد نظر كلیك كنید.

روی نقطه‌ای از خط‌كش كه می‌خواهید Tab را درج كنید كلیك كنید. نماد Tab انتخاب شده در محلی كه كلیك كردید به خط‌كش اضافه می‌شود.

Tab جدید را بكار برید

برای استفاده از توقف Tab جدید، مكان نما را در آغاز خط قرار دهید و دكمه Tab را بفشارید یا مكان نما را بعد از متنی كه می‌خواهید تغییر مكان دهید قرار دهید . Tab را بفشارید. این Tab تا وقتی كه آن را با تنظیمات دیگر تغییر ندهید، موثر باقی می‌ماند.

كادر محاوره‌ای Tabs را باز كنید

یك راه دیگر برای تنظیم Tab، استفاده از كادر محاوره‌ای Tabs است. از منوی Format، گزینه Tabs را انتخاب كنید تا این كادر محاوره‌ای باز شود.

توقف Tab را وارد كنید

در كادر متنی Tab Stop Position، یك مقدار برای توقف Tab وارد كنید. برای مثال، اگر می‌خواهید در مكان 5/1 سانتیمتر در جلوی حاشیه سمت راست، یك توقف Tab ایجاد كنید، تایپ كنید 1.5. از گزینه‌های Alignment، برای تراز كردن توقف Tab استفاده كنید. روی Set كلیك كنید.

كادر محاوره‌ای را ببندید

مرحله 5 را برای چند توقف Tab دیگر تكرار كنید. وقتی كه كارتان به پایان رسید، روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای را ببندید. توقف‌های Tab جدید، آماده‌اند.

*توجه*

حذف Tabها

برای حذف یك Tab، آن را از خط‌كش بكشید و دكمه ماوس را رها كنید تا حذف شود. برای حذف Tabها از كادر محاوره‌ای Tabs، Tab مورد نظر را از لیست انتخاب كنید و روی Clear كلیك كنید.Tabهای پیشرو (Leader)

از كادر محاوره‌ای Tabs برای ایجاد Tabهای پیشرو استفاده كنید. Tabهای پیشرو، Tabهایی هستند كه توسط نقطه یا خط فاصله (-) از هم جدا شده‌اند و برای كمك به خواننده برای دنبال كردن اطلاعات Tab شده از یك ستون دیگر به ستون بكار می‌روند.

تغییر دادن Tab پیش فرض

اگر می‌خواهید فاصله پیش فرض برای تنظیمات Tab ، 0.5 اینچ شود، اندازه Tab پیش فرض جدید را در كادر محاوره‌ای Tabs تنظیم كنید. در كادر متنی Default Tab Stops، كلیك كنید و یك مقدار وارد كنید یا از فلش‌های بالا پایین برای تغییر تنظیمات موجود استفاده كنید. روی Ok كلیك كنید تا توقف Tab پیش فرض را اعمال كنید.

آموزش آفيس Excel درج و حذف ستون‌ها و سطرها

ممكن است بعد از اینكه داده ها را در برگه كاری وارد كردید بفهمید كه لازم است سطرها یا ستون هایی را اضافه یا حذف كنید. براحتی می توانید سطرها یا ستون هایی را بین داده های موجود درج كنید. داده ها جابجا می شوند تا برای سطرها یا ستون های جدید، جا باز شود. به همین راحتی هم می توانید سطرها یا ستون ها را حذف كنید(خواه حاوی داده باشند، خواه نباشند). وقتی كه سطرها یا ستون ها را حذف می كنید، داده های موجود، جای آنها را پر می كنند. اگر فرمولی نوشته باشید كه در جدول محاسبه می شود، بعد از اضافه كردن یا حذف كردن ردیف ها و ستون ها، فرمول، خود را بصورت خودكار تنظیم می كند.

سطر یا ستون را انتخاب كنید

برای درج كردن یك سطر، سطر زیرین آن را انتخاب كنید (برای انتخاب سطر، روی شماره آن كلیك كنید). سطرجدید. بالای سطری كه انتخاب كردید ظاهر خواهد شد. برای درج یك ستون، ستون سمت راست این ستون جدید را انتخاب كنید (برای انتخاب ستون، روی اسم آن كلیك كنید)، ستون جدید، سمت چپ ستونی كه انتخاب كردید درج خواهد شد.

Insert را انتخاب كنید

روی سطر یا ستون انتخاب شده، كلیك راست كنید و از منوی حاصله،گزینه Insert را انتخاب كنید.

یك سطر یا ستون جدید درج می شود

سطر جدید، بالای سطری كه انتخاب كردید درج می شود. ستون جدید در سمت چپ ستونی كه انتخاب كردید درج می شود. برای اینكه مشخص كنید آیا فرمت دهی روی سطر یا ستونی كه درج كردید اعمال شود یا خیر، روی فلش دكمه Paste Options كلیك كنید و یكی از گزینه ها را انتخاب كنید. (برای اینكه فرمت سلول بالایی به سلول جدید منتقل شود، گزینه Format Same As Above را انتخاب كنید. برای اینكه فرمت سلول پایین به سلول جدید منتقل شود، گزینه Format Same As Below را انتخاب كنید. اگر هم می‌خواهید سلول جدید، فرمتی نداشته باشد، گزینه Clear Formatting را انتخاب كنید- مترجم)

سطر یا ستون را انتخاب كنید

برای حذف یك سطر یا ستون، عنوان آن را انتخاب كنید.

سطر یا ستون را حذف كنید

روی سطر یا ستون انتخاب شده، كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Delete را انتخاب كنید. به محض اینكه این گزینه را انتخاب كنید، آن سطر یا ستون بصورت خودكار می شود و داده های مجاور به سمت بالا یا چپ حركت می كنند تا فضای خالی را پر كنند.

انتخاب كردن سطرها یا ستون های مجاور

برای درج یا حذف چند سطر یا ستون مجاور بصورت همزمان، با ماوس روی عنوان آنها بكشید تا آن سطرها یا ستون ها انتخاب شوند. روی آنها كلیك راست كنید و Insert یا Delete را انتخاب كنید. تعداد مساوی سطر یا ستون درج می شود یا سطرها یا ستون های انتخاب شده، حذف می شوند.

*توجه *

فرمول ها خود را تنظیم می كنند

اگر فرمول هایی نوشته باشید كه روی محدوه ای از سلول ها محاسبه می شوند، بعد از اینكه ردیف ها یا ستون های جدیدی در آن محدوده درج كردید، فرمول ها خود را تنظیم می كنند.

درج یك سلول

اگر یك یا چند سلول را انتخاب كنید و بعد گزینه Insert را انتخاب كنید، كادر محاوره ایInsert باز می شود و مشخص می كند كه می خواهید سلول ها چگونه درج شوند، (با حركت دادن سلول‌های موجود به سمت پایین یا به سمت راست) بعد از انتخاب، روی Ok كلیك كنید.

آموزش آفيس Excel چگونه داده ها یا سلول ها را حذف كنیم

حذف داده ها از سلول ها آسان است ولی گاهی می خواهید خود سلول ها را نیز حذف كنید. همچنین ممكن است بخواهید فرمت سلول را حذف كنید. Excel چندین گزینه برای حذف دارد كه می توانید روی برگه های كاری اعمال كنید. برای مثال، می توانید چند سلول را حذف كنید تا داده ها به سمت بالا یا چپ حركت كنند، بدون اینكه بر داده های پیرامون (مثلاً یك جدول مجاور) تاثیر بگذارد.

سلول ها را انتخاب كنید

سلول هایی كه می خواهید داده های آنها را حذف كنید انتخاب كنید.

كلید Delete را بزنید

كلید Delete را بزنید تا داده های سلول حذف شود. ولی توجه كنید كه خود سلول ها حذف نشده اند. و فقط داده ها حذف شده‌اند.

حذف كردن فقط فرمت سلول ها

اگر می خواهید فقط فرمت سلول ها (خط مرزی و رنگ سلول‌ها) را بدون تاثیر برخود داده ها حذف كنید آن سلول ها را انتخاب كنید و از منوی Edit ، گزینه Clear و بعدFormats را انتخاب كنید.

سلول ها را برای حذف انتخاب كنید

اگر می خواهید سلول هایی را حذف كنید (و سلول های اطراف را حركت دهید تا فضای ایجاد شده توسط این سلول ها پر شوند)، آن سلول ها را انتخاب كنید. بعد روی آنها كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Delete را انتخاب كنید.

سلول های جایگزینی را جابجا كنید

در كادر محاوره ای Delete كه باز می شود، بسته به روشی كه می خواهید داده های جدول، فضای خالی را پر كنند، گزینه Shift Cells left یا up Shift Cellsرا انتخاب كنید. رویOk كلیك كنید. (اگر Shift Cells Left را انتخاب كنید، سلول‌های باقیمانده بعد از حذف، به سمت چپ حركت می‌كنند و اگر Shift Cells up را انتخاب كنید، سلول‌های باقیمانده به سمت بالا حركت می‌كنند- مترجم)

سلول ها حذف می شوند

این سلول ها از برگه كاری حذف می شوند و سلول های سمت راست به سمت چپ و سلول های پایین به سمت بالا حركت می كنند تا فضای خالی بوجود آمده را پر كنند. اگر سلول ها را به سمت چپ حركت دهید سلول های بالا یا پایین، دست نخورده باقی می‌مانند. و اگر سلول ها را به سمت بالا حركت دهید، سلول های سمت چپ یا راست آن بدون تغییر می مانند.

*توجه *

پاك كردن در مقایسه با حذف كردن

در Excel ، حذف داده ها از یك سلول، پاك كردن سلول نامیده می شود اگر چه از كلید Delete برای این كار استفاده می شود ولی حذف یعنی، حذف از برگه كاری و حركت دادن داده های اطراف.

فرمول های اشتباه

اگر فرمول های باقیمانده، به داده های سلول هایی ارجاع كنند كه حذف یا پاك شده باشند، خطا دریافت خواهید كرد.

وای!

اگر هنگام حذف سلول ها، اشتباه كردید، روی دكمه Undo در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

آموزش آفيس Word چگونگی درج توضیحات، زیرنویس و پانوشت

توضیحات زیرنویس و زیرنویس پایانی به شما كمك می‌كنند تا مطالب بیشتری را به سندهای خود اضافه كنید. توضیحات می‌تواند به شما كمك كند تا استفاده كنندگان مختلفی كه روی یك سند كار می‌كنند را شناسایی كنید، اگر اداره شما از شما بخواهد كه گزارش‌ها را برای نظرسنجی از رؤسای بخش‌های مختلف، ارسال كنید می‌توانید از توضیحات برای اضافه كردن متن به سند استفاده كنید.

برخی سندهای Word برای شناساندن منبع متن یا برای ارجاع دادن به مطالب دیگر به زیرنویس یا زیرنویس پایانی نیاز دارند. با استفاده از كادر محاوره‌ای Footnote and Endnote می‌توانید چنین یادداشت‌هایی را به صفحات سند خود اضافه كنید. زیرنویس، در پایان هر صفحه و زیرنویس پایانی در انتهای سند می‌آید.

شروع به ایجاد توضیحات كنید

در جایی از سند كه می‌خواهید توضیحات را درج كنید كلیك كنید و از منوی Insert، گزینه Comment را انتخاب كنید.

توضیحات را وارد كنید

یك كادر برای وارد كردن توضیحات و نوار ابزار Reviewing باز می‌شود متن توضیحات را مانند متن‌های دیگر در Word، تایپ كنید.

نتیجه كار را مشاهده كنید

برای مشاهده نویسنده توضیحات در سند، اشاره‌گر ماوس را روی آن ببرید. یك كادر Screen Tip ظاهر می‌شود و اسم شخصی كه این توضیحات را نوشته است را نشان می‌دهد.

یك زیرنویس یا زیرنویس پایانی اضافه كنید

در محلی از سند كه می‌خواهید یك شماره ارجاع اضافه كنید كلیك كنید. از منوی Insert، گزینه Reference و بعد گزینه Footnot را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ایFootnote and Endnote ظاهر شود.

یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید

در قسمت Location در این كادر محاوره‌ای، بسته به نوع یادداشتی كه می‌خواهید، یكی از گزینه‌های Footnotes یا Endnotes را انتخاب كنید. روی Insert كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و به صفحه سند برگردید.

یك ارجاع اضافه كنید

Word، یك شماره ارجاع بالانویس در دید Print Layout به متن اضافه می‌كند. یك ناحیه زیرنویس یا زیرنویس پایانی در پایین پنجره‌ای كه باید در آن، متن ارجاع را وارد كنید باز می‌شود. وقتی كه متن زیرنویس را نوشتید، روی دكمه Close در بالای ناحیه زیرنویس كلیك كنید.

*توجه*

گزینه‌های مرور كننده

اگر محل كار شما نیاز به اشتراك‌گذاری مكرر سندها دارد، از پیدا كردن ابزارهای مختلف مرور در Word برای دنبال كردن تغییرات، ذخیره كردن نسخه‌ها و غیره خوشحال خواهید شد. تمام گزینه‌های موجود در فقط یك نوار ابزار یعنی نوار ابزار Reviewing وجود دارد. برای دستیابی به این نوار ابزار، از منوی View، گزینه Toolbars و بعد گزینه Reviewing را انتخاب كنید.

استفاده از كادر Reviewing

همچنین می‌توانید در كادر Reviewing، توضیحات را تایپ كنید. روی دكمه Reviewing Pane در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید. در این كادر كلیك كنید و توضیحات خود را تایپ كنید.

حذف توضیحات

برای حذف توضیحات، روی آن كلیك كنید تا آن را انتخاب كنید. بعد روی دكمه Reject Change / Delete Comment در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید.

آموزش آفيس Word چگونگی درج شماره صفحه و علامت صفحه جدید (پایان صفحه)

بصورت پیش فرض، Word مراقب است كه در یك صفحه چقدر متن جا می‌گیرد و بصورت خودكار، به صفحه بعد می‌رود. با این حال، مواقعی پیش می‌آید كه خودتان می‌خواهید به صفحه بعد بروید. اگر سندی با بیش از دو صفحه ایجاد كنید باید شماره صفحه را اضافه كنید. W ord این شماره صفحه‌ها را درج می‌كند و آنها را بر طبق تغییراتی كه در سند صورت می‌دهید تنظیم می‌كند. وقتی كه آماده چاپ می‌شوید، شماره صفحات هم چاپ می‌شوند.

یك علامت پایان صفحه بصورت دستی درج كنید

برای درج یك علامت پایان صفحه دستی، در جایی از سند كه می‌خواهید صفحه را به پایان برسانید، كلیك كنید و Ctrl + Enter را بزنید.

نتیجه را مشاهده كنید

Word در سند یك خط‌چین درج می‌كند كه نشاندهنده علامت پایان صفحه است (كه در اینجا در دید Normal نشان داده شده است)

كادر محاوره‌ای Page Break را باز كنید

برای مشاهده انواع بیشتری از علامت پایان صفحه، پایان ستون و پایان قسمت، با انتخاب گزینه Break از منوی Insert، كادر محاوره‌ای Break را باز كنید.

یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید

برای ایجاد یك علامت صفحه جدید، گزینه Page Break را انتخاب كنید. اگر می‌خواهید ستون یا قسمت جدیدی ایجاد كنید، گزینه‌های مربوطه را انتخاب كنید. (برای ایجاد ستون جدید، گزینه Column break را انتخاب كنید و برای ایجاد قسمت جدید، گزینه‌های زیری را انتخاب كنید). روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تغییرات صورت گیرد.

كادر محاوره‌ای Page Numbers را باز كنید

برای اضافه كردن شماره صفحه به سند، از منوی Insert، Page Numbers را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Page Numbers باز شود.

موقعیت و تراز را انتخاب كنید

برای اینكه مشخص كنید كه آیا شماره صفحات در بالای صفحه بیایند یا در پایین صفحه، لیست Position را باز كنید و برای اینكه مشخص كنید كه اعداد چگونه در صفحه تراز شوند لیست Alignment را باز كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و شماره صفحات ظاهر شوند.

*توجه *

مشاهده شماره صفحات

در دید Normal نمی‌توانید شماره صفحات را ببینید. برای دیدن شماره صفحه، عنوان و پانویس، ستون‌ها و گزینه‌های فرمت‌دهی ویژه دیگر، به دید Print Layout سوئیچ كنید.

شماره صفحه اول

اگر می‌خواهید صفحه اول سند را بدون شماره صفحه چاپ كنید،گزینهS how Number on First Pageدر كادر محاوره‌ای Page Numbers را از حالت انتخاب در آورید.

فرمت‌دهی شماره صفحات

برای تغییر فرمت شماره صفحه، روی دكمه Format در كادر محاوره‌ای Page Numbers كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Page Numbers Format باز شود. ازاین كادر محاوره‌ای برای مشخص كردن شیوه عدد و كنترل شماره بندی صفحه و شماره بندی فصل استفاده كنید.

آموزش آفيس Word چگونگی ایجاد تصویر زمینه

یكی از امكانات جدید در Word، اضافه كردن تصویر پس زمینه به سندهاست. تصویر پس‌زمینه، تصویر یا متنی است كه در پس‌زمینه سند ظاهر می‌شود. این تصاویر بویژه برای سندهای چاپی طراحی شده‌اند. تصویر پس‌زمینه (خواه آرم شركت باشد یا كلمه‌ای مانند CONFIDNTIAL (سری) یا DRAFT باشد) پشت متن سند ظاهر می‌شود.

Printed Watermark را انتخاب كنید

از منوی Format، گزینه Background و بعد گزینه Printed Watermark را انتخاب كنید. Word كادر محاوره‌ای Printed Watermark را باز می‌كند.

یك تصویر پس‌زمینه اختصاص دهید

برای اختصاص دادن یك تصویر پس‌زمینه، گزینه Picture Watermark را انتخاب كنید و روی دكمه Select Picture كلیك كنید. Word كادر محاوره‌ای Insert Picture را باز می‌كند. اگر بخواهید از یك متن پس‌زمینه استفاده كنید به مرحله 4 بروید.

یك تصویر انتخاب كنید

از لیست فایل‌های تصویر، تصویر مورد نظر را انتخاب كنید. روی یكی از اسم فایل‌ها كلیك كنید و تصویر كوچكی كه در سمت راست كادر محاوره‌ای باز می‌شود را مشاهده كنید. وقتی كه تصویر مورد نظر را پیدا كردید، روی Insert كلیك كنید تا به كادر محاوره‌ای Priented Watermark برگردید.

متن پس‌زمینه

برای اختصاص دادن متن به جای تصویر، گزینه Text Watermark را انتخاب كنید. لیست Text را باز كنید و كلمه یا كلماتی كه می‌خواهید را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید متن مورد نظر خود را در كادر Text بنویسید.

گزینه‌های دیگری را تنظیم كنید

در صورت لزوم می‌توانید یك فونت، اندازه، رنگ یا طرح را مشخص كنید. اگر می‌خواهید تصویر پس‌زمینه پررنگ دیده شود گزینه Semitransparent را غیر فعال كنید. (روی تصویر پررنگ، نمی‌توانید متنی را كه تایپ می‌كنید ببینید.) روی Apply كلیك كنید تا این تغییر را روی صفحه اعمال كنید. به محض اینكه روی Apply كلیك كنید، دكمه Cancel با دكمه Close جایگزین می‌شود. روی Close كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و نتایج را روی صفحه مشاهده كنید.

تصویر پس‌زمینه را مشاهده كنید

برای مشاهده تصویر پس‌‌‌‌زمینه، باید دید Print Layout را باز كنید. تصویر پس‌زمینه در تمام صفحات فایل سند ظاهر می‌شود. در این مثال، می‌توانید یك تصویر پس‌زمینه را در سند مشاهده كنید.

* توجه *

استفاده از Autoshapeها

می‌توانید اشكالی كه با نوار ابزار Drawing رسم می‌كنید (از جمله تصاویر Word Art و Clip Art) را به صورت تصویر پس‌زمینه استفاده كنید. برای اینكه یادبگیرید كه چگونه این عناصر گرافیكی را ایجاد كنید به بخش 8 «كار با ابزارهای گرافیكی آفیس» مراجعه كنید. بعد از اینكه تصویر را ایجاد كردید، از كادر محاوره‌ای Insert Picture كه در مرحله 3 مطرح شد برای انتخاب آن استفاده كنید.

حذف تصویر پس‌زمینه

برای حذف تصویر پس‌زمینه از فایل، دوباره كادر محاوره‌ای Printed Watermark را باز كنید و گزینه No watermark را انتخاب كنید. روی Apply كلیك كنید، بعد روی Close كلیك كنید تا تصویر پس زمینه حذف شود.

آموزش آفيس Word چگونه اندازه كاغذ را تغییر دهیم

به صورت پیش فرض، Word فرض می كند كه سند شما یك صفحه استاندارد 11* 5/8 اینچ (تقریباً 28*5/21 سانتیمتر) است. اگر لازم باشد سندی ایجاد كنید كه اندازه صفحه متفاوتی داشته باشد، كادر محاوره ای Page Setup را باز كنید و تنظیمات را تغییر دهید. در برگه Paper size، می توانید اندازه و جهت صفحه را تغییر دهید یا اندازه های یك صفحه سفارشی را مشخص كنید.

Page Setup را باز كنید

اگر بخواهید اندازه صفحه ای كه Word ، سند را روی آن فرمت‌دهی می‌كند تغییر دهید، از منوی File، گزینه Page Setup را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Page Setup باز شود.

برگه Paper را انتخاب كنید

روی برگه Paper كلیك كنید تا گزینه های مربوط به اندازه و جهت صفحه را مشاهده كنید.

تغییر دادن اندازه صفحه

از لیست Paper size برای انتخاب یك اندازه صفحه دیگر استفاده كنید. توجه كنید Word آماده كاركردن با اندازه صفحه قانونی و انواع پاكت هاست. برای ایجاد اندازه دلخواه، از این لیست، گزینه Custom را انتخاب كنید و پارامتر های این صفحه را وارد كنید.

منبع كاغذ را تغییر دهید

بسته به نوع چاپگر، ممكن است مجبور شوید كه قبل از چاپ، منبع كاغذ را تغییر دهید. برای این كار، سینی مناسب را از لیست‌های First Page و Other Pages در قسمت Paper Source انتخاب كنید.

تغییر دادن جهت صفحه

در مورد برخی سندها، ممكن است مجبور شوید كه جهت متن چاپی را تغییر دهید. برای یافتن تنظیماتOrientation ، برگه Margins را انتخاب كنید. Word بصورت پیش فرض، سند را در یك صفحه 5/8 اینچی و بصورت عمودی چاپ می كند. این جهت، Portrait نامیده می شود. همچنین می توانید گزینه Landscape را انتخاب كنید تا سند در عرض صفحه یعنی به صورت افقی (11 اینچ) چاپ شود.

كادر محاوره ای را ببندید

بعد از اینكه اندازه و منبع كاغذ را مشخص كردید روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای Page Setup بسته شود و ایجاد سند شروع شود. وقتی كه آماده چاپ كردن شدید، روی دكمه Print در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

*توجه*

هشدار !

اگر بعد از اینكه سند را طراحی و ایجاد كردید، اندازه كاغذ را تغییر دهید ممكن است مجبور شوید كه كمی تنظیمات انجام دهید. حتماً سند را در Preriew Print مشاهده كنید (روی دكمه Preview Print در نوار ابزار Standard كلیك كنید) تا مطمئن شوید كه همه چیز در صفحه می گنجد و نیاز به تنظیم ندارد.

تغییر دادن پیش فرض

اگر بارها و بارها از یك اندازه كاغذ متفاوت استفاده می كنید می توانید آن را از برگه Paper size انتخاب كنید و روی دكمه Default كلیك كنید تا آن را تبدیل به اندازه پیش فرض كنید.

آموزش آفيس Excel چگونه داده ها را مرتب كنیم

از Excel می‌توان بصورت یك پایگاه داده برای سازماندهی داده‌ها استفاده كرد. برای مثال، یك پایگاه داده از لیست كالاها ممكن است حاوی فیلدهایی (یا ستون هایی) برای اسم محصول، شماره محصول و قیمت باشد. هر ركورد (سطر)، یك سطر در پایگاه داده است كه برای هر فیلد، داده هایی در آن ذخیره شده است. مثلاً می توانید لیست داده ها را مرتب كنید تا اسم محصولات را به ترتیب حروف الفبا مشاهده كنید یا قیمت محصولات را از بیشترین تا كمترین قیمت مشاهده كنید. وقتی كه یك لیست را مرتب می كنید، كل لیست مرتب می شود. هر ركورد (سطر) در لیست، جامعیت خود را حفظ می كند. جدول های دیگر در همان برگه كاری، تحت تاثیر مرتب سازی قرار نمی‌گیرند زیرا Excel ، فقط جدولی را مرتب‌سازی می‌كند كه سلول فعال در آن قرار دارد. برای اینكه Excel، داده ها را بدرستی مرتب كند، باید این جدول را بدرستی انتخاب كنید. ابتدا اسم سطر یا ستون (مانندProduct Id ، Product Name ، Price و…) را تایپ كنید. در ردیف زیرین آن، داده‌های مربوط به محصول را تایپ كنید. هیچ سطری را جا نگذارید.

یكی از فیلد ها را انتخاب كنید

برای مرتب سازی برحسب یك كلید یا فیلد (ستون)، روی یكی از سلول های داده ای در آن ستون (نه اسم ستون) كلیك كنید. در این مثال، می خواهم داده ها را برحسب ستون Product Name مرتب كنم بنابراین روی سلولB5 كلیك می كنم (نه روی سلولB4)

ترتیب مرتب سازی را انتخاب كنید

برای مرتب كردن داده ها به ترتیب حروف الفبا (ازA تا Z ) یا از كوچكترین عدد به بزرگترین عدد روی دكمه Sort Ascending در نوار ابزارStandard كلیك كنید و برای مرتب كردن در جهت عكس حروف الفبا (ازZ تاA ) یا ازبزرگترین عدد به كوچكترین عدد، روی دكمه Sort Descending كلیك كنید.

مرتب‌سازی برحسب چند فیلد

برای مرتب كردن داده ها برحسب چند فیلد (مثلاً ابتدا برحسب نام خانوادگی و بعد برحسب نام) روی یكی از داده های جدول كلیك كنید و از منوی Data ، گزینهSort را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Sort باز شود (این روند، مرتب سازی چند كلیدی نامیده می شود).

اولین فیلد را مشخص كنید

از لیست Sort by، فیلدی كه برای مرتب سازی اصلی استفاده خواهید كرد را انتخاب كنید. بعد یكی از گزینه های Ascending یا Descending را انتخاب كنید. در این مثال، جدول آدرس ها را به ترتیب حروف الفبا و برحسب ستون Last Name مرتب خواهم كرد.

فیلد دوم را مشخص كنید

برای كلید دوم در مرتب سازی، لیست Then by را باز كنید و ستونی كه می خواهید برای مرتب سازی ثانویه یا فرعی استفاده كنید را انتخاب كنید. (در این مثال، مرتب سازی ثانویه برحسب ستون First Name است.) بعد ترتیب مرتب سازی را انتخاب كنید. برای مرتب سازی با كلید سوم (برای مثال، برای مرتب كردن نام ونام خانوادگی برحسب ستون State ) از لیست Then by دوم استفاده كنید. روی Ok كلیك كنید تا مرتب سازی صورت گیرد.

نتیجه مرتب سازی چند كلیدی

در اینجا نتیجه مرتب سازی سه كلیدی نشان داده شده است، ابتدا برحسب Last Name ، بعد برحسب First Name و بعد برحسب State . اگر دو نفر، نام خانوادگی یكسانی داشته باشند، برحسب نام مرتب می شوند و اگر نام ونام خانوادگی آنها یكسان باشد، برحسب ایالت مرتب می شوند.

* توجه *

برگرداندن مرتب سازی به حالت اول

برای برگرداندن لیست داده ها به حالت قبلی و مرتب نشده، روی دكمه Undo در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

عنوان ها را گم كرده اید؟

اگر عنوان ستون ها آنقدر شبیه داده های لیست باشد كهExcel ، نتواند بفهمد كه آنها عنوان هستند، ممكن است آنها نیز مرتب شوند. برای حل این مشكل، روی دكمه Undo كلیك كنید. بعد از منویData ، گزینه Sort را انتخاب كنید و در كادر محاوره ای Sort ، قبل از انجام مرتب سازی، گزینه Header row را انتخاب كنید.

مرتب سازی برحسب زمان و ترتیب دلخواه

برای مرتب سازی برحسب ماه ها یا روزهای هفته، روی دكمه Options در كادر محاوره ای Sort كلیك كنید و نوع مرتب سازی مورد نظر را انتخاب كنید. برای استفاده از یك لیست دلخواه بعنوان ترتیب مرتب سازی، آن لیست را تایپ و انتخاب كنید. بعد از منویTools ، گزینه Options را انتخاب كنید، روی برگه Custom Lists كلیك كنید و بعد روی Import كلیك كنید. بعد از دكمه Options در كادر محاوره ای Sort برای انتخاب آن لیست استفاده كنید.