آموزش آفیس چگونه طرح اسلاید را تغییر دهیم

قابلیت Autolayouts در Power Point به شما امكان می‌دهد تا برای اسلاید، یك ساختار جدید ایجاد كنید. وقتی كه یك اسلاید جدید اضافه می‌كنید، كادر وظیفه Slide Lauout با انواع مختلفی از طرح‌ها ظاهر می‌شود. با استفاده از همین كادر می‌توانید طرح یك اسلاید موجود را نیز تغییر دهید. استفاده از یك طرح آماده، بسیار ساده‌تر از اضافه كردن كادر متنی و گرافیك است. Power Point برای تقریباً هر نوع اسلایدی كه بخواهید طرحی دارد . طرح‌هایی وجود دارد كه تركیبی از متن عنوان، متن لیستی، نمودار و تصاویر گرافیكی را در خود دارند. با استفاده از قابلیت Autolayouts ، این عناصر اسلاید، از قبل در محل قرار می‌گیرند و آماده‌اند. تنها كاری كه باید انجام دهید این است كه متن خود را اضافه كنید یا یك عنصر گرافیكی انتخاب كنید.

نمایش اسلاید

اسلایدی كه می‌خواهید تغییر دهید را باز كنید. بهتر است كه دید Normal را باز كنید تا براحتی بتوانید خود اسلاید را مشاهده كنید.

كادر وظیفه Slide Layout را باز كنید

روی یك قسمت خالی از اسلاید كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Slide Layout را انتخاب كنید تا كادر وظیفه Slide Layout باز شود.

طرح‌های موجود را مشاهده كنید

در این كادر وظیفه، با اسكرول كردن، تمام طرح‌های موجود را مشاهده كنید.

یكی از طرح‌ها را انتخاب كنید

وقتی كه طرح مورد نظر را پیدا كردید، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود.

طرح جدید را مشاهده كنید

Power Point ، طرح جدید را اعمال می‌‌كند. بسته به محتویات اسلاید، ممكن است لازم باشد كه اندازه برخی اشیاء اسلاید را تغییر دهید یا آنها را جابجا كنید تا در طرح جابگیرند. در این مثال، از یك طرح استفاده شده است كه محل تصویر و لیست را تغییر داده است.

كادر وظیفه را ببندید

برای آزاد كردن فضای كاری، روی × در كادر وظیفه كلیك كنید.

*توجه *

تغییر دادن طراحی اسلاید

برای باز كردن كادر وظیفه Slide Design ، همچنین می‌توانید روی یكی از اسلایدها در Presentation كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Slide Design را انتخاب كنید. می‌توانید یك طرح جدید انتخاب كنید

تا Power Point آن را روی تمام اسلایدهای Presentation اعمال كند.

تغییر دادن تنظیمات پیش فرض

هر وقت كه یك اسلاید جدید در Presentation درج می‌‌كنید كادر وظیفه Slide Layout باز می‌شود. برای اینكه این كادر بصورت پیش فرض باز نشود، گزینه Show When inserting new Slides در پایین این كادر را غیرفعال كنید.

آموزش تصویری آفیس چگونه پس زمینه اسلاید را تغییر دهیم

می‌توان پس زمینه اسلایدها در Presentation را تغییر داد. تغییر پس زمینه، ظاهر جدیدی به اسلاید می‌دهد. چندین گزینه خواهید داشت؛ پس زمینه‌ها می‌توانند شامل رنگ، بافت یا الگو باشند. حتماً گزینه‌های موجود را بررسی كنید تا ظاهر مورد نظر را پیدا كنید. كادر محاوره‌ای Background به شما امكان می‌دهد تا رنگ پس زمینه را تغییر دهید یا یك جلوه پر كردن مانند شیب ، الگو یا بافت اضافه كنید.

منوی میان‌بر را باز كنید

اسلایدی كه می‌خواهید تغییر دهید را باز كنید (دید Normal را باز كنید تا بتوانید اسلاید را بخوبی ببینید)، روی یك ناحیه خالی از اسلاید كلیك راست كنید (روی یكی از عناصر اسلاید كلیك راست نكنید) و از منوی حاصله، گزینه Background را انتخاب كنید.

كادر محاوره‌ای Background را باز كنید

در كادر محاوره‌ای Background كه باز می‌شود، روی فلش لیست كلیك كنید تا لیستی از رنگ‌های دیگر ظاهر شود. اگر رنگ مورد نظر نمایش داده شد، روی آن كلیك كنید و در غیر این صورت، روی گزینه More Color كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Colors باز شود.

یكی از رنگ‌ها را انتخاب كنید

در برگه Standard از كادر محاوره‌ای Colors ، با كلیك كردن روی رنگ مورد نظر و بعد كلیك كردن روی Ok ، آن را انتخاب كنید.

رنگ جدید را بكار برید

برای اعمال كردن رنگ جدید روی پس زمینه اسلاید جاری، روی Apply در كادر محاوره‌ای Background كلیك كنید. برای اعمال كردن این رنگ روی تمام اسلایدهای Presentation ، روی Apply to All كلیك كنید.

Fill Effects را انتخاب كنید

اگر بجای یك رنگ، یك پس زمینه را ترجیح می‌دهید، بجای كلیك كردن روی More Colors (مرحله 2) ، روی گزینه Fill Effects در كادر محاوره‌ای Background كلیك كنید كادر محاوره‌ای Fill Effects باز می‌شود و می‌توانید یكی از پس زمینه‌های Gradient ، Texture ، Pattern یا Picture را انتخاب كنید. برگه Texture كه در اینجا نشان داده شده است، حاوی چند پس زمینه بافتی جالب است كه می‌توانید بكار برید. جلوه‌ای كه می‌خواهید بكار برید را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

بافت

روی دكمه Apply در كادر محاوره‌ای Background كلیك كنید تا پس زمینه مورد نظر روی اسلاید جاری اعمال شود. برای اعمال كردن این جلوه روی تمام اسلایدها، روی Apply to All كلیك كنید. در اینجا مشاهده می‌كنید كه یك بافت پس زمینه جدید روی اسلاید اعمال شده است.

*توجه *

تغییر دادن طرح رنگ

برای تغییر سریع رنگ در Presentation ، می‌توانید طرح رنگ را تغییر دهید. روی اسلاید مورد نظر كلیك راست كنید و گزینه Slide Design را انتخاب كنید تا كادر وظیفه Slide Design باز شود. روی لینك Color Schemes كلیك كنید و یك طرح رنگ دیگر انتخاب كنید.

استفاده از یك تصویر بعنوان پس زمینه

اگر تصویری دارید كه پس زمینه خوبی خواهد شد، از برگه Picture در كادر محاوره‌ای Fill Effects برای انتخاب و درج این تصویر استفاده كنید. ولی مراقب باشید از تصویری استفاده نكنید كه آنقدر جذاب باشد كه پیام اسلاید شما نادیده گرفته شود!

آموزش تصویری آفیس چگونگی روش عوض شدن اسلایدها

برای اینكه نمایش اسلایدی شما حرفه‌ای‌تر شود، روش عوض شدن اسلایدها را تعریف كنید. این كار تعریف می‌كند كه اسلاید چگونه به اسلاید بعدی منتقل شود. Power Point چندین جلوه برای این كار دارد از جمله از هم پاشیدگی، جلوه‌های قطعه قطعه كردن، محو شدن و نصف كردن، می‌‌توانید برای هر اسلاید، یك روش متفاوت تعریف كنید یا اینكه از یك روش برای تمام اسلایدها استفاده كنید.

به دید Slider Sorter سوئیچ كنید

روی دكمه دید Slider Sorter كلیك كنید تا به دید Slider Sorter سوئیچ شود و اسلاید مورد نظر را انتخاب كنید. اگر بخواهید، یك روش را برای تمام اسلایدها استفاده كنید، اولین اسلاید در Presentation را انتخاب كنید.

روی Transition كلیك كنید

در نوار ابزار Slider Sorter ، روی دكمه Transition كلیك كنید تا كادر وظیفه Slide Transition باز شود.

یكی از جلوه‌ها را انتخاب كنید

در لیست Apply to Selected Slides اسكرول كنید و یكی از جلوه‌ها را انتخاب كنید. وقتی كه انتخاب مورد نظر را انجام دادید، AutoPreview ، جلوه مورد نظر را روی اسلاید انتخاب شده اجرا می‌كند. اگر این جلوه را نمی‌پسندید می‌توانید یك جلوه دیگر را از لیست انتخاب كنید.

انتخاب سرعت

در قسمت Modify transition در كادر وظیفه، روی فلش لیست Speed كلیك كنید و سرعت انتقال را مشخص كنید: Slow (كند)، Medium (متوسط) یا Fast (سریع).

جلوه صوتی

در قسمت Modify transition ، می‌توانید یك جلوه صوتی اضافه كنید. روی فلش لیست Sound كلیك كنید و یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید.

چگونگی تغییر كردن اسلایدها

از گزینه‌های Advance Slide برای كنترل چگونگی تغییر كردن اسلایدها استفاده كنید. یا با كلیك ماوس (گزینه on mouse click) یا استفاده از تغییر كردن خودكار. اگر گزینه Automatically after را انتخاب كنید باید زمان تغییر كردن را بر حسب ثانیه مشخص كنید. زمان مورد نظر را وارد كنید یا از فلش‌های بالا پایین برای مشخص كردن زمان استفاده كنید. برای مثال می‌توانید زمان را 5 ثانیه در نظر بگیرید تا Power point بعد از 5 ثانیه بصورت خودكار به اسلاید بعدی برود.

* توجه*

مشاهده آیكون‌های تغییر

وقتی كه تغییر اسلایدها را تعریف می‌كنید، یك آیكون زیر اسلاید (اسلایدها) در دید Slider Sorter ظاهر خواهد شد. روی این آیكون كلیك كنید تا آن تغییر را مشاهده كنید.

Apply to All

برای اینكه جلوه تغییر، روی تمام اسلایدها اعمال شود، روی Apply to All Slides در كادر وظیفه Slide Transition كلیك كنید.

نكاتی برای جلوبردن اسلایدها

وقتی كه زمان تغییر كردن خودكار اسلایدها را مشخص كنید، نمایش اسلایدی خود را مشاهده كنید تا مطمئن شوید كه برای خواندن اسلاید، وقت كافی وجود دارد. در كار عملی 18« چگونه نمایش اسلایدی را اجرا كنیم» یاد می‌گیرید كه چگونه نمایش اسلایدی را اجرا كنید.

آموزش تصویری آفیس چگونه جلوه‌های متحرك اضافه كنیم

می‌توانید جلوه‌های متحرك Power Point را روی اشیاء اسلاید اعمال كنید. برای مثال می‌توانید یك لیست را روی اسلاید ظاهر كنید و در هر لحظه، یك آیتم از لیست را اضافه كنید. می‌توانید كنترل كنید كه دقیقاً هر آیتم چه زمانی ظاهر شود تا مخاطبان پیشاپیش موضوعات را نخوانند. همچنین می‌توانید كاری كنید كه هر آیتم از لیست، از گوشه صفحه وارد شود یا به كندی محو شود. جلوه‌های زیادی ممكن است بنابراین حتماً هر كدام را امتحان كنید تا بفهمید كه چه كاری انجام می‌دهد. این جلوه‌های متحرك را می‌توان روی هر شیء از اسلاید بكار برد.

Aninmation Schemes را فعال كنید

در دید Slider Sorter، شیء از اسلاید كه می‌خواهید متحرك كنید را انتخاب كنید، بعد از منوی Slide Show، گزینه Animation Schemes را انتخاب كنید.

مشاهده جلوه‌ها

كادر وظیفه Slide Design باز می‌شود و گزینه‌های Animation Schemes نمایش داده می‌شوند.

یكی از جلوه‌ها را انتخاب كنید

برای انتخاب یكی از جلوه‌ها، روی اسم آن كلیك كنید تا این جلوه بصورت خودكار در اسلاید انتخاب شده نمایش داده شود.

Custom Animations را انتخاب كنید

همچنین می توانید تصاویر متحرك مورد نظر خود را در Power Point ایجاد كنید. در دید Normal ، شیء مورد نظر در اسلاید را انتخاب كنید و از منوی Slide Show ، گزینه Custom Animation را انتخاب كنید.

یكی از جلوه‌ها را استفاده كنید

كادر وظیفه Custom Animation باز می‌شود. در حالی كه عنصر مورد نظر در اسلاید انتخاب شده است، روی دكمه Add Effect كلیك كنید، یك گروه (مانند Entrance ) را انتخاب كنید و روی یك نوع جلوه (مانند Checkerboard ) كلیك كنید.

جلوه را تغییر دهید

این كادر وظیفه، گزینه‌های مختلفی برای كنترل جلوه دارد. برای مثال، برای تغییر جهت جلوه در صفحه، روی فلش لیست Direction كلیك كنید و یكی از جهت‌ها را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید سرعت و حالت شروع جلوه را تنظیم كنید.

سفارشی كردن بیشتر

بعد از اینكه یك جلوه را اختصاص دادید، در لیست كادر وظیفه Custom Animation لیست می‌شود. روی این جلوه كلیك كنید تا یك لیست كشویی از گزینه‌های سفارشی كردن بیشتر ظاهر شود كه چند گزینه‌ از بین آنها (مانند گزینه Timing)، كادرهای محاوره‌ای دیگری را باز می‌كنند.

آموزش تصویری آفیس چگونه نمایش اسلایدی را اجرا كنیم

بعد از اینكه Presentation خود را ایجاد و آماده كردید، می‌توانید آن را اجرا كنید. خوب است كه در حین ایجاد و آماده كردن Presentation ، چند بار آن را اجرا كنید تا بفهمید كه اسلایدها چگونه به نظر خواهند رسید، هر اسلاید به چه مدت نمایش داده شود و جلوه‌های تغییر و متحرك سازی چگونه بكار خواهند رفت. می‌توانید نمایش را طوری راه‌اندازی كنید كه بصورت دستی اجرا شود، بطوری كه برای تغییر دادن اسلایدها، كلیك كنید یا یك كلید را بفشارید و یا اینكه بصورت خودكار اجرا شود و بطوری كه Power Point ، هر اسلایدی را به مدتی كه مشخص می‌كنید نمایش دهد. حتی می‌توانید كاری كنید كه این نمایش بصورت پیوسته دور بزند.

Set Up Show را انتخاب كنید

Presentation مورد نظر را باز كنید و از منوی Slide Show، گزینه Set Up show را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Set Up Show باز شود.

گزینه‌های Show Type را انتخاب كنید

از گزینه‌های Show Type، گزینه‌ای كه مورد نظر شماست را انتخاب كنید. اگر قصد دارید كه خودتان سخنران این Presentation باشید، گزینه Presented by aspeaker را انتخاب كنید. اگر یك كاربر دیگر مانند یك كارآموز، این Presentation را مرور خواهد كرد، گزینه Browsed by an indivisual را انتخاب كنید و اگر Presentation در یك كیوسك اجرا خواهد شد، گزینه Browsed at a kiosk را انتخاب كنید.

Show Options را انتخاب كنید

از گزینه‌های Show Options استفاده كنید تا نشان دهید كه Presentation چگونه باید ظاهر شود. می‌توانید نمایش را بصورت پیوسته ادامه دهید، برای این كار گزینه Loop Continuously until ‘ESC’ را انتخاب كنید. به این صورت تا وقتی كه دكمه ESC را نزنید، این نمایش اسلایدی، اجرا خواهد شد. آن را بدون حركت نشان دهید. برای این كار، گزینه Show without animation را انتخاب كنید. یا اینكه بدون صحبت نشان دهید. برای این كار، گزینه Show without narration را انتخاب كنید.

گزینه‌های مربوط به تغییر كردن اسلایدها را انتخاب كنید

از گزینه‌های Advance Slides ، انتخاب كنید كه Presentation یا بصورت دستی پیش رود و یا با استفاده از زمان بندی تعیین شده. برای پیشروی به صورت دستی، گزینه Manually را انتخاب كنید. و برای استفاده از زمان‌بندی تعیین شده، گزینه Using timings, if present را انتخاب كنید- مترجم) روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Set Up Show بسته شود.

نمایش را اجرا كنید

برای اجرا كردن نمایش، اولین اسلاید را نمایش دهید (یا روی اولین اسلاید در دید Slide Sorter كلیك كنید) و بعد روی دكمه دید Slide Show كلیك كنید.

نمایش را متوقف كنید

Presentation اجرا می‌شود و هر اسلاید بصورت تمام صفحه و بدون نوارهای ابزار یا نوارهای منو ظاهر می‌شود. برای متوقف كردن نمایش، كلید ESC را بزنید.

* توجه *

كنترل‌های نمایش اسلایدی

در طی نمایش اسلایدی، می‌توانید از كنترل‌های دستی برای جلو بردن اسلایدها، برگشتن به اسلاید قبلی یا متوقف كردن نمایش استفاده كنید. برای رفتن به اسلاید بعدی، كلیك كنید یا كلید جهتی سمت راست را بزنید. برای برگشتن به اسلاید قبلی، Backspace را بزنید و برای متوقف كردن یا از سر گرفتن نمایش، كلید S را بزنید.

زمان‌بندی

می‌توانید نمایش خود را طوری تنظیم كنید كه هر اسلاید بر اساس زمانی كه تعیین كردید جلو رود. یك روش برای تنظیم زمان‌بندی، استفاده از امكان Rehearse Timings می‌باشد. از منوی Slide Show ، گزینه Rehearse Timing را انتخاب كنید، بعد برای هر اسلاید می‌توانید یك زمان تعیین كنید. در پایان، Power Point زمان كلی Presentation را به شما اعلام می‌كند.

آموزش تصویری آفیس ایجادیاداشت سخنران و بروشور

برای اینكه Presentation شما حرفه‌ای، زیبا و سازماندهی شده شود، می‌توانید یادداشت سخنران ایجاد كنید تا در نمایش اسلاید به شما كمك كند و نیز بروشورهایی برای مخاطبان و حضّار ایجاد كنید. یادداشت سخنران به شما كمك می‌كند تا فكر خود را سازماندهی كنید، اطمینان حاصل كنید كه تمام نكات مهم را گفته‌اید و Presentation پیوسته و منظمی داشته‌اید. یادداشت‌ها را می‌توانید در دید Normal اضافه كنید یا اینكه به دید Notes Pages سوئیچ كنید. در این دید، یادداشت سخنران شامل تصویری از اسلاید و قسمتی برای تایپ كردن یادداشت است. بعد از اینكه برای كل Presentation ، یادداشت ایجاد كردید، می‌توانید آنها را به همراه بروشورهایی برای مخاطبان چاپ كنید. در این كار عملی، یاد می‌گیرید كه چگونه در این دو دید، یادداشت اضافه كنید.

افزودن یادداشت در دید Normal

روی دكمه دید Normal كلیك كنید و اولین اسلاید در Presentation را نمایش دهید. در كادر Notes در نیمه پایینی پنجره كلیك كنید و شروع به تایپ كردن یادداشت برای آن اسلاید كنید. برای چاپ كردن این یادداشت، به مرحله 6 بروید.

اضافه كردن یادداشت در دید Notes Page

برای سوئیچ كردن به Notes Page ، از منوی View، گزینه Notes Page را انتخاب كنید.

متن یادداشت را تایپ كنید

در كادر متنی Notes در نیمه پایینی پنجره كلیك كنید و شروع به تایپ كردن یادداشت برای این اسلاید كنید.

از ابزارهای زوم استفاده كنید

اگر در دیدن آنچه كه تایپ می‌كنید مشكل دارید، از لیست zoom در نوار ابزار Standard برای زوم كردن استفاده كنید؛ از 100% استفاده كنید.

روی اسلاید بعدی كلیك كنید

بعد از اینكه برای اسلاید جاری، یادداشت نوشتید، روی دكمه Next Slide كلیك كنید تا به اسلاید بعدی بروید.

آماده چاپ كردن شوید

برای بقیه اسلاید‌ها نیز یادداشت تایپ كنید. وقتی كه آماده چاپ كردن یادداشت شدید، از منوی File ، گزینه Print را انتخاب كنید.

Notes Pages یا Handouts را انتخاب كنید

در كادر محاوره‌ای Print ، لیست Print what را باز كنید و Notes Pages را انتخاب كنید. برای چاپ كردن بروشور، Handouts را انتخاب كنید.

آموزش تصویری آفیس چگونه از Pack and Go استفاده كنیم

برای اینكه نمایش اسلایدی خود را به جاهای دیگر ببرید، می‌توانید Presentation را روی دیسك یا سی‌دی (اگر یك درایو خواندن / نوشتن سی‌دی دارید) بسته‌بندی كنید تا در كامپیوتر دیگر از آن استفاده كنید. برای مثال، ممكن است مجبور شوید كه Presentation را به یك مشتری در شهر یا كشور دیگر برسانید. از Pack and go Wizard برای ذخیره كردن كل Presentation روی دیسك و نیز یك Power point (در صورتی كه مشتری، Power point نداشته باشد) استفاده كنید.

منوی File را باز كنید

ابتدا Presentation مورد نظر را باز كنید و یك دیسك خالی در درایو دیسك یا درایو سی‌دی قرار دهید بعد از منوی File، گزینه Pack and Go را انتخاب كنید.

ویزارد را اجرا كنید

اولین كادر محاوره‌ای این ویزارد باز می‌شود. روی Next كلیك كنید.

Presentation مورد نظر را انتخاب كنید

اگر Presentation مورد نظر را باز كرده‌اید، گزینه Presentation Active را فعال باقی بگذارید و روی Next كلیك كنید. اگر می‌خواهید Presentation دیگری را بسته‌بندی كنید، گزینه: s))Presentation Other را انتخاب كنید و از دكمه Browse برای پیدا كردن فایل مربوطه استفاده كنید.

یكی از درایوها را انتخاب كنید

در كادر محاوره‌ای بعدی، درایوی كه می‌خواهید Presentation را در آن ذخیره كنید را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

گزینه‌های دیگر را انتخاب كنید

كادر محاوره‌ای بعدی گزینه‌هایی برای ذخیره كردن فایل‌های مرتبطی كه بهمراه Presentation بكار بردید و نیز فونت‌هایی كه بصورت انحصاری در Presentation بكار بردید در اختیار شما قرار می‌دهد. كامپیوتری كه بعداً نمایش را روی آن اجرا خواهید كرد ممكن است تمام فونت‌هایی كه با دقت انتخاب كرده‌اید را نداشته باشد. بنابراین گزینه Embed TrueType Fonts را انتخاب كنید تا اطمینان حاصل كنید كه هر كجا كه Presentation اجرا می‌شود همان فونت‌ها بكار می‌روند گزینه‌های مورد نظر را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

Viwer را بسته‌بندی كنید

اگر Power Point روی كامپیوتری كه می‌خواهید نمایش اسلایدی را روی آن اجرا كنید نصب نشده باشد، گزینه Viewer for Microsoft windows را انتخاب كنید ولی اگر می‌دانید كه آن كامپیوتر، Power point دارد، گزینه Don’t include the Viewer را انتخاب كنید. روی Next كلیك كنید.

پایان

در آخرین كادر محاوره‌ای ویزارد، روی Finish كلیك كنید تا Power point شروع به كپی كردن فایل‌ها در دیسك كند. اگر این Presentation بزرگ است، ممكن است به دیسك‌های دیگری نیاز داشته باشید. وقتی كه بسته‌بندی به پایان رسید، یك كادر پیغام ظاهر می‌شود. روی Ok كلیك كنید.

آموزش تصویری آفیس چگونه اصول اساسی پایگاه داده را درك كنیم

اجزاء اساسی پایگاه داده، جدول‌ها، ركوردها، فیلدها، فرم‌ها، گزارش‌ها و پرس و جوها می‌باشند. تمام این اجزاء، یك فایل پایگاه داده اكسس را تشكیل می‌دهند. قبل از اینكه شروع به ایجاد پایگاه داده‌های خود كنید، ابتدا باید این عناصر اساسی و اینكه چگونه به هم مرتبطند را درك كنید.

جدول

ریشه هر پایگاه داده‌ای، یك سری از یك یا چند جدول است. جدول‌های اكسس، بسیار شبیه صفحه گسترده‌های Excel می‌باشند. اطلاعات در سطرها و ستون‌ها سازماندهی می‌شوند. در هر فایل پایگاه داده می‌توانید جدول‌های زیادی داشته باشید. برای مثال، ممكن است یك جدول برای مشتریان و آدرس‌ها و جدول دیگری برای محصولاتی كه می‌فروشید داشته باشید.

ركورد

هر سطر در پایگاه داده، ركورد نامیده می‌شود. ركوردها بصورت سطر در یك جدول پایگاه داده ظاهر می‌شوند، یعنی هر سطر، یك ركورد است.

فیلد

اطلاعات تفصیلی كه یك ركورد را تشكیل می‌دهند به دسته‌هایی به نام فیلد شكسته می‌شوند. وقتی كه یك پایگاه داده را طراحی می‌كنید، فكر كنید كه برای هر ركورد به چه فیلدهایی نیاز دارید . برای مثال، یك پایگاه داده برای آدرس به فیلدهایی برای نام ، نام خانوادگی، آدرس ، شهر، استان، كدپستی و شماره تلفن نیاز دارد.

فرم

وارد كردن داده‌ها در جدول می‌تواند كمی گیج كننده باشد زیرا باید بدانید كه هر ستون به كدام فیلد مربوط است. برای اینكه كارتان ساده‌تر شود از یك فرم استفاده كنید. فرم یك صفحه است كه برای پر كردن اطلاعات یك ركورد بكار می‌رود. فرم از تمام فیلدهایی تشكیل شده است كه برای ایجاد ركورد مورد نیاز است. با استفاده از فرم، ركوردها را یكی یكی وارد می‌كنید.

گزارش

بعد از اینكه یك پایگاه داده را ایجاد كردید، شاید بخواهید برخی جنبه‌های اطلاعات را سازماندهی كنید و گزارش‌های خاصی را ایجاد كنید. گزارش‌ها داده‌ها را خلاصه و سازماندهی می‌كنند. معمولاً، گزارش‌ها چاپ می‌شوند. برای مثال، ممكن است گزارشی ایجاد كنید كه 20 مشتری اول شما را لیست كند.

پرس و جو

پرس و جوها، یك روش رسمی برای مرتب كردن و فیلتر كردن داده‌ها برای بدست آوردن نتیجه مورد نظر است. با استفاده از پرس و جو می‌توانید مشخص كنید كه چه فیلدهایی را می‌خواهید مشاهده كنید و ترتیب مشاهده آنها با معیار فیلتر كردن برای هر فیلد و غیره را مشخص كنید.

*توجه *

طرح ریزی

قبل از اینكه یك پایگاه داده را ایجاد كنید، كمی وقت صرف طرح ریزی آن كنید. چه نوع داده‌ای را می‌خواهید ذخیره كنید و این داده‌ها چگونه باید سازماندهی شوند؟ هر جدول باید یك موضوع داشته باشد مانند Custumer Transactions (معاملات مشتری). تعیین كنید كه چه كارهایی باید روی داده‌ها انجام شود تا به شما كمك كند تا بفهمید كه چه نوع فرم‌هایی ایجاد كنید. در مورد اطلاعاتی كه می‌خواهید از پایگاه استخراج كنید فكر كنید تا به شما كمك كند تا بفهمید كه چه نوع گزارش‌هایی ایجاد كنید. سعی كنید تا حد ممكن، داده‌ها را بشكنید. برای مثال، وقتی كه پایگاه داده‌ای برای آدرس‌ها ایجاد می‌كنید، برای هر قسمت، یك فیلد می‌خواهید. فیلدها را با هم تركیب نكنید(مثلاً شهر و استان)، بلكه اطلاعات را به فیلدهای جداگانه‌ای تقسیم كنید.

آموزش تصویری آفیس چگونه از Database Wizard استفاده كنیم

وقتی كه اكسس را باز می‌كنید، به شما امكان می‌دهد كه یك پایگاه داده خالی ایجاد كنید، از Database Wizard استفاده كنید یا یك پایگاه داده موجود را باز كنید. ساده‌ترین راه برای ایجاد یك پایگاه داده ، استفاده از Database Wizard است. اكسس چندین ویزارد مختلف برای ایجاد جدول فرم و گزارش دارد. نوع پایگاه داده‌ای كه می‌خواهید را انتخاب كنید و مراحل ویزارد برای تكمیل ساختار پایگاه داده را انتخاب كنید. برای شروع، روی لینك General Templates در كادر وظیفه New File كلیك كنید. (اگر این كادر وظیفه باز نباشد، از منوی File ، گزینه New را انتخاب كنید.)

یك پایگاه داده انتخاب كنید

در كادر محاوره‌ای Templates، در برگه Databases دنبال نوع پایگاه داده‌ای كه می‌خواهید ایجاد كنید بگردید و روی اسم ویزارد مربوطه دابل كلیك كنید. برای مثال، برای ایجاد یك پایگاه داده مدیریت تماس‌ها، روی Contact Management دابل كلیك كنید. كادر محاوره‌ای File New Databases باز می‌شود.

یك اسم برای پایگاه داده تعیین كنید

فایل پایگاه داده جدید را نامگذاری كنید. یا اسمی كه اكسس مشخص كرده است را بپذیرید و یا اسم مورد نظر خود را در كادر متنی File name وارد كنید. اسمی را تایپ كنید كه دفعه بعد كه بخواهید استفاده كنید قابل شناسایی باشد. بعد، روی Create كلیك كنید.

ساختار پایگاه را تعیین كنید

اولین كادر محاوره‌ای ویزارد به شما می‌گوید كه یك پایگاه داده ایجاد خواهید كرد. روی Next كلیك كنید. كادر محاوره‌ای بعدی، گزینه‌هایی برای ساختار پایگاه داده دارد از جمله جدول‌هایی كه ایجاد خواهند شد و فیلدهایی كه خواهند داشت. از كادر سمت چپ، جدول را انتخاب كنید و از كادر سمت راست، فیلدهای مورد نظر را انتخاب كنید. بعد، روی Next كلیك كنید.

یك نوع پس زمینه را انتخاب كنید

كادر محاوره‌ای بعدی چندین گزینه برای پس زمینه صفحه نمایش و فرم‌های پایگاه داده در اختیار شما قرار می‌دهد. روی هر كدام از اسم‌های لیست كلیك كنید تا پس زمینه نمونه را مشاهده كنید. یكی از پس زمینه‌ها را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

یك شیوه برای گزارش‌ها انتخاب كنید

در كادر محاوره ای بعدی، شیوه گزارش‌های چاپی را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

عنوان پایگاه را وارد كنید

عنوان پایگاه داده را تایپ كنید (این عنوان می‌تواند همان اسم فایل مرحله 2 باشد یا اینكه عنوان دیگری باشد). مشخص كنید كه آیا می‌خواهید روی تمام گزارش‌ها یك تصویر درج كنید یا خیر. (اگر تصمیم گرفتید كه از یك تصویر استفاده كنید، باید گزینه مربوطه را انتخاب كنید و روی دكمه picture كلیك كنید تا فایل مربوطه را پیدا كنید). بعد، روی Next كلیك كنید.

پایان

در كادر محاوره‌ای آخر، می‌توانید فوراً یك پایگاه داده را باز كنید (توجه كنید كه “Start the databases” یعنی اینكه پایگاه را باز كنید). روی Finish كلیك كنید تا پایگاه داده جدید ایجاد شود.