آموزش آفيس Excel چگونه داده ها را مرتب كنیم

از Excel می‌توان بصورت یك پایگاه داده برای سازماندهی داده‌ها استفاده كرد. برای مثال، یك پایگاه داده از لیست كالاها ممكن است حاوی فیلدهایی (یا ستون هایی) برای اسم محصول، شماره محصول و قیمت باشد. هر ركورد (سطر)، یك سطر در پایگاه داده است كه برای هر فیلد، داده هایی در آن ذخیره شده است. مثلاً می توانید لیست داده ها را مرتب كنید تا اسم محصولات را به ترتیب حروف الفبا مشاهده كنید یا قیمت محصولات را از بیشترین تا كمترین قیمت مشاهده كنید. وقتی كه یك لیست را مرتب می كنید، كل لیست مرتب می شود. هر ركورد (سطر) در لیست، جامعیت خود را حفظ می كند. جدول های دیگر در همان برگه كاری، تحت تاثیر مرتب سازی قرار نمی‌گیرند زیرا Excel ، فقط جدولی را مرتب‌سازی می‌كند كه سلول فعال در آن قرار دارد. برای اینكه Excel، داده ها را بدرستی مرتب كند، باید این جدول را بدرستی انتخاب كنید. ابتدا اسم سطر یا ستون (مانندProduct Id ، Product Name ، Price و…) را تایپ كنید. در ردیف زیرین آن، داده‌های مربوط به محصول را تایپ كنید. هیچ سطری را جا نگذارید.

یكی از فیلد ها را انتخاب كنید

برای مرتب سازی برحسب یك كلید یا فیلد (ستون)، روی یكی از سلول های داده ای در آن ستون (نه اسم ستون) كلیك كنید. در این مثال، می خواهم داده ها را برحسب ستون Product Name مرتب كنم بنابراین روی سلولB5 كلیك می كنم (نه روی سلولB4)

ترتیب مرتب سازی را انتخاب كنید

برای مرتب كردن داده ها به ترتیب حروف الفبا (ازA تا Z ) یا از كوچكترین عدد به بزرگترین عدد روی دكمه Sort Ascending در نوار ابزارStandard كلیك كنید و برای مرتب كردن در جهت عكس حروف الفبا (ازZ تاA ) یا ازبزرگترین عدد به كوچكترین عدد، روی دكمه Sort Descending كلیك كنید.

مرتب‌سازی برحسب چند فیلد

برای مرتب كردن داده ها برحسب چند فیلد (مثلاً ابتدا برحسب نام خانوادگی و بعد برحسب نام) روی یكی از داده های جدول كلیك كنید و از منوی Data ، گزینهSort را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Sort باز شود (این روند، مرتب سازی چند كلیدی نامیده می شود).

اولین فیلد را مشخص كنید

از لیست Sort by، فیلدی كه برای مرتب سازی اصلی استفاده خواهید كرد را انتخاب كنید. بعد یكی از گزینه های Ascending یا Descending را انتخاب كنید. در این مثال، جدول آدرس ها را به ترتیب حروف الفبا و برحسب ستون Last Name مرتب خواهم كرد.

فیلد دوم را مشخص كنید

برای كلید دوم در مرتب سازی، لیست Then by را باز كنید و ستونی كه می خواهید برای مرتب سازی ثانویه یا فرعی استفاده كنید را انتخاب كنید. (در این مثال، مرتب سازی ثانویه برحسب ستون First Name است.) بعد ترتیب مرتب سازی را انتخاب كنید. برای مرتب سازی با كلید سوم (برای مثال، برای مرتب كردن نام ونام خانوادگی برحسب ستون State ) از لیست Then by دوم استفاده كنید. روی Ok كلیك كنید تا مرتب سازی صورت گیرد.

نتیجه مرتب سازی چند كلیدی

در اینجا نتیجه مرتب سازی سه كلیدی نشان داده شده است، ابتدا برحسب Last Name ، بعد برحسب First Name و بعد برحسب State . اگر دو نفر، نام خانوادگی یكسانی داشته باشند، برحسب نام مرتب می شوند و اگر نام ونام خانوادگی آنها یكسان باشد، برحسب ایالت مرتب می شوند.

* توجه *

برگرداندن مرتب سازی به حالت اول

برای برگرداندن لیست داده ها به حالت قبلی و مرتب نشده، روی دكمه Undo در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

عنوان ها را گم كرده اید؟

اگر عنوان ستون ها آنقدر شبیه داده های لیست باشد كهExcel ، نتواند بفهمد كه آنها عنوان هستند، ممكن است آنها نیز مرتب شوند. برای حل این مشكل، روی دكمه Undo كلیك كنید. بعد از منویData ، گزینه Sort را انتخاب كنید و در كادر محاوره ای Sort ، قبل از انجام مرتب سازی، گزینه Header row را انتخاب كنید.

مرتب سازی برحسب زمان و ترتیب دلخواه

برای مرتب سازی برحسب ماه ها یا روزهای هفته، روی دكمه Options در كادر محاوره ای Sort كلیك كنید و نوع مرتب سازی مورد نظر را انتخاب كنید. برای استفاده از یك لیست دلخواه بعنوان ترتیب مرتب سازی، آن لیست را تایپ و انتخاب كنید. بعد از منویTools ، گزینه Options را انتخاب كنید، روی برگه Custom Lists كلیك كنید و بعد روی Import كلیك كنید. بعد از دكمه Options در كادر محاوره ای Sort برای انتخاب آن لیست استفاده كنید.

آموزش آفيس Excel چگونه داده ها را فیلتر كنیم

یك كار دیگر كه وقتی ازExcel بعنوان یك پایگاه داده استفاده می كنید می توانید انجام دهید، فیلتر كردن داده هاست. فیلتر كردن، فقط ركوردهایی را نشان می دهد كه می خواهید ببینید و بقیه را پنهان می كند. ركورد ها حذف نمی شوند بلكه بصورت موقتی پنهان می شوند. فیلتر كردن مبتنی بر یك معیار است: داده هایی كه در تمام ركوردهایی كه می خواهید مشاهده كنید مشترك باشند. برای مثال، در یك پایگاه داده اقلام كالاها، می توانید داده ها را برحسب قیمت فیلتر كنید تا بتوانید اقلامی كه در محدوده قیمت خاصی قرار دارند را مشاهده كنید. قبل از فیلتر كردن، لازم نیست كه داده ها را مرتب كنید ومی توانید سلول های خالی در لیست داشته باشید. ولی سطر بالایی باید حاوی اسم ستون ها باشد و لیست نباید حاوی سطرهای كاملاً خالی باشد.

روی یك سلول كلیك كنید

برای شروع فیلتر كردن، روی یكی از سلول های لیست یا جدول كلیك كنید.

گزینهFilter را انتخاب كنید

از منوی Data ، گزینه Filter و بعد گزینه Filter Auto را انتخاب كنید.

لیست مورد نظر را باز كنید

فلش فیلتر در سلول اسم هر ستون ظاهر می شوند. در ستون مورد نظر، روی فلش فیلتر كلیك كنید تا لیستی از مقادیر آن ستون ظاهر شود. از این لیست، معیاری كه می خواهید را انتخاب كنید.

ركوردهایی كه مطابقت می كنند نمایش داده می شوند

تمام ركوردهایی كه بر طبق معیاری كه در مرحله3 مشخص كردید نباشند پنهان می شوند. فلش فیلتر در محلی كه معیار مورد نظر را مشخص كرده اید آبی می شود و شماره سطرها آبی می شوند تا به شما یادآوری كنند كه برخی سطرها پنهان می باشند.

مشخص كردن بیش از یك معیار

برای مشخص كردن بیش از یك معیار برای بیشتر فیلتر كردن نتیجه اولین عملیات فیلتر، روی فلش فیلتر دیگر كلیك كنید و معیار دیگری را انتخاب كنید. در اینجا لیستی را مشاهده می كنید كه طوری فیلتر شده است كه اعضای ساكن ایالت Illinois و شهرMarion را نشان دهد.

حذف كردن فیلتر

برای حذف فیلتر و نشان دادن تمام ركورد های لیست، یا روی فلش فیلتر مورد نظر كلیك كنید و گزینه (All ) را انتخاب كنید و یا از منویData ، گزینه Data و بعدگزینه Filter Auto را انتخاب كنید.

* توجه*

فیلد یا ستون؟

Excel (ونیز Access ، Word و Outlook ) از واژه های ستون و فیلد و نیز سطر و ركورد بجای یكدیگر استفاده می كند. فیلر، یك اصطلاح پایگاه داده است كه به یك ستون در جدول اشاره می كند. ركورد به یك سطر در پایگاه داده ها اشاره می كند.

Top 10

برای فیلتر كردن قسمت بالا (یا پایین) یك و تعداد انتخاب شده (یا درصد انتخاب شده) از آیتم های عددی در یك لیست، معیار Top 10 را انتخاب كنید. بعد Top یا Bottom را انتخاب كنید، یكی از اعداد را انتخاب كنید. Items یا Percent را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

وارد كردن معیار مقایسه

ببرای مشخص كردن معیار های پیچیده ای مانند «قیمت بیشتر از 4 دلار»، روی فلش فیلتر ستونی كه می خواهید معیار را روی آن اعمال كنید كلیك كنید و (Custom) را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای Filter Auto Custom ، از لیست چپ، عملگرهای مقایسه را انتخاب كنید، معیار را از سمت راست انتخاب كنید یا تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.

آموزش آفيس Excel چگونه فرمول ایجاد كنیم

روی كاغذ، فرمول را بصورت زیر می نویسید: 2 + 2 = 4

ولی در Excel ، فرمول كمی متفاوت است: = 2 + 2

جواب4 در سلول نمایش داده می شود. تمام فرمول ها در یك صفحه كاری با علامت مساوی (=) شروع می شوند. در Excel ، محدود به نوشتن = 2 + 2 نیستید و می توانید تایپ كنید = C2 + D14 تا مقادیر وارد شده در سلول هایی كه نام بردید با هم جمع شوند. اگر مقادیر آن سلول ها را تغییر دهید، فرمول مقدار جاری آنها را جمع می كند. همچنین می توانید از عملگرهای ریاضی مانند تفریق (-)، ضرب (×) و تقسیم (/) برای انجام عملیات دیگر استفاده كنید.

یكی از سلول ها را انتخاب كنید

روی سلولی كه می خواهید نتیجه فرمول در آن نشان داده شود كلیك كنید و یك علامت مساوی (=) تایپ كنید.

فرمول را ایجاد كنید

روی اولین سلولی كه می خواهید به فرمول اضافه كنید كلیك كنید. فوراً آدرس سلول به علامت تساوی اضافه می شود. یك عملگر (جمع(+)، تفریق(-)، ضرب(×) یا تقسیم(/) ) برای فرمول تایپ كنید.

فرمول را به پایان برسانید

روی سلول بعدی كه می خواهید به فرمول اضافه كنید كلیك كنید. وقتی كه روی سلول كلیك می كنید، آدرس آن در فرمول ظاهر می شود و یك كادر رنگی دور سلول را می گیرد. می توانید عملگرها و سلول های دیگری نیز اضافه كنید.

Enter را بزنید

برای تكمیل كردن فرمول، Enter را بزنید. فرمول در سلول وارد می شود ولی فقط نتیجه در سلول فرمول ظاهر می شود. خود فرمول در نوار فرمول ظاهر می شود. برای مشاهده فرمول، روی سلولی كه حاوی نتیجه فرمول است كلیك كنید.

فرمول را امتحان كنید

حال، مقدار سلول هایی كه در فرمول بكار بردید را تغییر دهید. نتیجه فرمول بصورت خودكار تغییر می كند زیرا فرمول، هر مقداری كه در آن سلول‌ها باشد را از هم كم می‌كند.

* توجه *

جمع كل یك محدوده بزرگ

برای بدست آوردن جمع كل محدوده بزرگی از سلول ها در یك برگه كاری بدون وارد كردن تك تك آدرس سلول ها در فرمول، از تابع (یك محاسبه از پیش برنامه نویسی شده) SUM استفاده كنید. برای مثال، اگر می خواهید مقادیر سلول های A1 ، A2 ، A3 ،A4 وA5 را جمع كنید باید بنویسید A1+A2+A3+A4+A5 = . بجای آن،از تابع SUM به این صورت استفاده كنید: (A1:A5 )SUM = ، این فرمول بهExcel می گوید كه تمام سلول های بین A1 وA5 را جمع كند (دركار عملی16 «چگونه از توابع استفاده كنیم»، بیشتر در مورد توابع یاد خواهید گرفت).

اولویت عملیات

Excel ، یك فرمول را از چپ به راست محاسبه می‌كند بطوری كه عملیات ضرب و تقسیم را قبل از جمع و تفریق انجام می دهد. برای اینكه برخی عملیات ابتدا انجام شوند آنها را داخل پرانتز قرار دهید. برای مثال، اگر می خواهید4 و6 را جمع كنید و بعد نتیجه را بر 2 تقسیم كنید، فرمول =4+6/2 جواب اشتباه7 می دهد ولی فرمول =(4+6)/2 جواب درست 5 می دهد. زیرا ابتدا عملیات داخل پرانتز اجرا می شوند.

استفاده از اسم محدوده ها

از اسم محدوده ها نیز می توان در فرمول ها استفاده كرد. برای مثال، اگر در برگه كاری August ، اسم سلول C23 ، Aug – Total باشد و سلول C23 در برگه كاری July ، July –Total باشد و بخواهید درصد رشد نسبت به ماه گذشته را محاسبه كنید می توانید تایپ كنید =(Aug–Total/July–Total)–1 . اگر Aug–Total مساوی 1000 وJuly–Total مساوی 800 باشد، نتیجه (1000/800) – 1 یا %25 خواهد بود.

آموزش آفيس Excel چگونه از توابع استفاده كنیم

همانطور كه در كارهای عملی قبل یاد گرفتید، تابع یك فرمول از پیش نوشته شده و نهادین است كه در وقت شما صرفه جویی می كند. Excel بیش از 300 تابع دارد بنابراین مطمئناً می توانید تابع ریاضی مورد نظر خود را پیدا كنید. برای استفاده از یك تابع، یك = ، اسم تابع و آرگومان های تابع را داخل پرانتز تایپ كنید. مانند = SUM (C4 : C22) . بین آرگومان ها یك كاما یا ویرگول بگذارید. وقتی كه اسم تابع را تایپ می كنید، آرگومان های آن در یك Screen Tip ظاهر می شود تا به شما كمك كند تا آنها را به ترتیب درست وارد كنید. اگر به كمك بیشتری نیاز دارید، كادر محاوره ای Insert Functions در اختیار شماست.

روی دكمه Insert Functions كلیك كنید

روی سلولی كه می خواهید نتیجه تابع در آن ظاهر شود كلیك كنید. بعد روی دكمه Insert Functions در نوار فرمول كلیك كنید تا كادر محاوره ای Insert Functions باز شود.

یكی از توابع را انتخاب كنید

این كادر محاوره ای دو راه برای پیدا كردن یك تابع در اختیار شما قرار می دهد: شرح تابع مورد نظر را تایپ كنید و روی Go كلیك كنید. توابع مربوطه در قسمت Select a Functions لیست می شوند. یا اینكه، از لیست كشویی، یك دسته یا گروه را انتخاب كنید. لیست توابع مربوط به این دسته در كادر پایین ظاهر می شوند. در این لیست اسكرول كنید و روی یك تابع كلیك كنید. شرح تابع انتخاب شده در پایین كادر محاوره ای ظاهر می شود. وقتی كه تابع مورد نظر را پیدا كردید، روی Ok كلیك كنید.

آرگومان اول را وارد كنید

كادر محاوره ای Functions Arguments مطابق با تابعی كه در مرحله 2 انتخاب كردید باز می شود. مراحل این كار عملی، مربوط به تابع IF می باشند. این تابع به سه آرگومان نیاز دارد: عبارتی كه باید ارزیابی شود، قسمتی كه در صورت درست بودن عبارت باید انجام شود و قسمتی كه در صورت نادرست بودن عبارت باید انجام شود. برای وارد كردن آرگومان ها، روی سلول های مورد نظر كلیك كنید (اگر لازم باشد كادر محاوره ای را به قسمتی بكشید كه بتوانید سلول ها را به راحتی انتخاب كنید).

مقداری كه در صورت درست بودن عبارت باید وارد شود را مشخص كنید

در كادر آرگومان دوم كلیك كنید و مقداری كه می خواهید در صورت درست بودن عبارت ظاهر شود را تایپ كنید. من می خواهم كه اگر میزان فروش بیشتر از یا مساوی میزان هدف باشد كلمه Over نوشته شود. توجه داشته باشید كه متن باید در علامت كوتیشن قرار گیرد: ًOverً .

مقداری كه در صورت نادرست بودن عبارت باید وارد شود را مشخص كنید

در كادر آرگومان سوم كلیك كنید و مقداری كه می خواهید در صورت نادرست بودن عبارت، ظاهر شود را تایپ كنید. من می خواهم كه اگر میزان فروش كمتر از میزان هدف باشد كلمه Under نوشته شود. توجه داشته باشید كه وقتی روی كادر متنی یك آرگومان كلیك می كنید، شرح آن آرگومان در پایین كادر محاوره ای ظاهر می شود.

فرمول را به پایان برسانید

روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای Function Arguments بسته شود و فرمول تكمیل شود. نتیجه فرمول در برگه كاری ظاهر می شود و خود فرمول (تابع) در نوار فرمول نوشته می‌شود.

*توجه *

تست منطقی

تست منطقی مورد استفاده، توسط توسط تابع IF، مقایسه ای بین دو مقدار است. می توانید دو سلول را با هم مقایسه كنید یا یك سلول را با یك مقدار یا نتیجه فرمول مقاسیه كنید. برای مقایسه ها می توانید از عملگرها مثلاً > (بزرگتر از)، < (كوچكتر از)، = (مساوی با)، < > (نامساوی)، > = (بزرگتر یا مساوی) و < = (كوچكتر یا مساوی) استفاده كنید.

عدم استفاده از كادر های محاور های

اگر با یك تابع آشنا هستید، لازم نیست كه از كادرهای محاوره‌ای نشان داده شده در اینجا استفاده كنید. و می توانید از تابع به همان راحتی فرمول، استفاده كنید. یك Screen Tip ، پایین سلول نتیجه ظاهر می شود تا آرگومان هایی كه ممكن است فراموش كرده باشید را به شما یادآوری كند.

آموزش آفيس Excel چگونه تراز سلول ها را تنظیم كنیم

بصورت پیش فرض،Excel بصورت خودكار، داده ها را براساس نوع داده، تراز می كند. داده های متنی همیشه به سمت چپ سلول تراز می شوند و داده های عددی به سمت راست تراز می شوند. هم متن و هم اعداد بصورت عمودی به طرف پایین سلول تراز می شوند ولی می توانید تراز یك سلول را هم بصورت عمودی و هم بصورت افقی تغییر دهید. با دستورهای تراز كردن Excel ، می توانید به متن زاویه دهید یا آن را بطوری بچرخانید كه بجای چپ یا راست، از بالا به پایین خوانده یا می توانید متن را در وسط چند سلول مجاور قرار دهید.

تراز كردن سریع سلول

برای تغییر در تراز افقی، از دكمه های تراز كردن در نوار ابزار Formatting استفاده كنید. سلول یا محدوده ای كه می خواهید تراز كنید را انتخاب كنید و روی دكمه مورد نظر كلیك كنید.

یك عنوان را در وسط یك محدوده قرار دهید

اگر بخواهید متنی را در یك سطر و بالای یك محدوده از سلول‌ها قرار دهید، محدوده ای از سلول های خالی كه می‌خواهید متن را در آن قرار دهید را انتخاب كنید.

روی دكمه Merge and Center كلیك كنید

روی دكمه Merge and Center در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. Excel ، عنوان را در بالا و وسط محدوده قرار می دهد و این عنوان را در وسط حفظ می كند حتی اگر سلول ها بعداً پهنای بیشتری پیدا كنند.

اگر لازم باشد متن را از حالت ادغام درآورید

اگر بخواهید تراز ادغام و وسط را حذف كنید، سلول ادغام شده را انتخاب كنید و روی دكمه Merge and Center در نوار ابزار Formatting كلیك كنید.

جهت و گرایش را تغییر دهید

اگر بخواهید تراز عمودی را تغییر دهید یا داده‌ها را بچرخانید از كادر محاوره ای Format Cells استفاده كنید. از منوی Format گزینه Cells را انتخاب كنید تا این كادر محاوره ای باز شود.

انتخاب تراز یا گرایش

در برگه Alighment ، از لیست Vertical برای تراز كردن داده بین خط های بالا و پایین سلول استفاده كنید و از لیست Horizontal برای تراز كردن داده بین خط های چپ و راست استفاده كنید. برای چرخاندن متن، در كادرOrientation سمت راست، كلیك كنید تا درجه چرخش را انتخاب كنیدیا در كادرDegrees ، درجه مورد نظر را تایپ كنید. برای چرخاندن متن بصورتی كه از بالا به پایین خوانده شود روی كادر Orientation سمت چپ، كلیك كنید. روی Ok كلیك كنید.

*توجه*

فونت و اندازه متن

داده‌هایExcel به همان صورتی فرمت می شوند كه متن در Word فرمت می‌شود. برای تغییر دادن فونت و اندازه متن می‌توانید از لیست های Font و Font Size در نوار ابزار Formatting استفاده كنید. همچنین با كلیك كردن دكمه های مربوطه در نوار ابزار می توانید متن را پر رنگ یا ایتالیك كنید و یا زیر آن خط بكشید. برای اعمال تمام این فرمت ها بصورت یكجا، از منوی Format ، گزینه Cells را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Format Cells باز شود. روی برگه Font كلیك كنید و تمام گزینه های مربوط به فونت را انتخاب كنید.

فرمت دهی با توگذاری

با استفاده از دكمه Increase Indent در نوار ابزار Formatting می توانید متن یك سلول را توگذاری كنید. این كار، بسته به تراز سلول، داده ها را از خط مرزی چپ یا راست (یا هردو) دور می كند.

رفتن به خط بعد

اگر متنی كه می خواهید در یك سلول وارد كنید بسیار طولانی باشد، از گزینه Wrap Text در برگهAlignment در كادر محاوره ای Format Cells كلیك كنید. وقتی این گزینه انتخاب شود، متن به خط بعدی می‌رود بدون اینكه پهنای سلول را افزایش دهد. بلكه طول سلول زیاد می شود.

آموزش آفيس Excel چگونه با خطوط مرزی و الگوها كار كنیم

خطوط شبكه ای كه در برگه های كاری Excel مشاهده می كنید كمی گمراه كننده می باشند. معمولاً، این خطوط چاپ نمی شوند و اگر هم آنها را چاپ كنید كمرنگ به نظر می رسند. برای اینكه سلول ها خطوط مرزی داشته باشند از گزینه هایBorder استفاده كنید. می توانید خط مرزی را به یك سلول یا به محدوده ای از سلول ها اضافه كنید. می توانید خط مرزی را در فقط یك سمت سلول قرار دهید و یا پیرامون تمام جهات سلول. اگر خطوط مرزی سلول ها به دلخواه شما نباشند از یك الگوی پس زمینه مانند تركیب رنگ، جلوه ویژه یا رنگ آمیزی استفاده كنید، ولی به یاد داشته باشید كه پس زمینه ای كه زیاد شلوغ باشد، باعث می شود كه خواننده به سختی داده ها را ببیند.

كادر محاوره ای Format Cells را باز كنید

سلول یا محدوده ای كه می خواهید خط مرزی یا الگو را به آن اضافه كنید انتخاب كنید و از منوی Format ، گزینه Cellsرا انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Format Cells باز شود.

انتخاب شیوه خط

روی برگه Border كلیك كنید. از لیستStyle ، یك شیوه انتخاب كنید و از لیستColor برای انتخاب رنگ برای خط مرزی استفاده كنید.

از Presets استفاده كنید

وقتی كه شیوه خط مشخص شد، یكی از گزینه‌های Presets را كه در بالای برگه قرار دارند انتخاب كنید. برای بكاربردن یك خط مرزی حول لبه های خارجی سلول یامحدوده انتخاب شده، روی Outline كلیك كنید. برای بكار بردن خطوط شبكه، داخل سلول‌های داخلی محدوده، رویInside كلیك كنید.

یك خط مرزی سفارشی ایجاد كنید

برای سفارشی كردن خط مرزی، از دكمه های Border استفاده كنید و مشخص كنید كه كدام قسمت های سلول های انتخاب شده باید خط مرزی داشته باشند. برای اضافه كردن یك خط مرزی به آن قسمت، روی دكمه مورد نظر كلیك كنید. برای مشاهده نتیجه، به قسمت پیش‌نمایش دقت كنید، در صورت نیاز، بقیه خطوط مرزی را نیز اضافه كنید.

از برگه Patterns استفاده كنید

برای بكار بردن الگو روی سلول های انتخاب شده، روی برگه Patterns كلیك كنید. برای پر كردن سلول های انتخاب شده با رنگ، از صفحه Color یك رنگ انتخاب كنید. برای تركیب كردن دو رنگ در الگو، روی دكمه لیست كشویی Pattern كلیك كنید و رنگ دوم را انتخاب كنید. دوباره لیست را باز كنید تا یك الگو انتخاب كنید. برای مشاهده نتیجه انتخاب ها، به قسمتSample نگاه كنید.

انتخاب های فرمت دهی را اعمال كنید

روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Format Cells بسته شود و تنظیمات جدید در برگه كاری اعمال شوند.

*توجه *

چاپ كردن خطوط شبكه

بصورت پیش فرض، خطوط شبكه Excel چاپ نمی‌شوند. برای اینكه آنها را چاپ كنید، از منوی File ، گزینه Page Setup را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای Page Setup ، روی برگهSheet كلیك كنید. در قسمت Print ، گزینه Gridlines را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید. حال برگه كاری را چاپ كنید تا خطوط شبكه را مشاهده كنید.

استفاده از دكمه های Formatting

برای اضافه كردن خط مرزی به یك سلول، آن را انتخاب كنید، روی فلش دكمه Borders در نوار ابزار Formatting كلیك كنید و یك شیوه برای خط مرزی انتخاب كنید. برای اضافه كردن رنگ به پس زمینه سلول، روی فلش دكمه Fill Color كلیك كنید و از صفحه رنگ، یك رنگ انتخاب كنید. اگر بخواهید رنگ فونت را تغییر دهید، روی فلش دكمه Fill Color كلیك كنید و یك رنگ انتخاب كنید.

آموزش آفيس Excel فرمت‌دهی یك محدوده بصورت خودكار

اگر از فرمت دهی برگه های كاری خسته شده اید، خوشحال خواهید شد اگر بدانید كه Excel ، چند فرمت از پیش طراحی شده دارد كه می توانید روی داده های برگه كاری اعمال كنید. قابلیت Auto Format ، 16 فرمت در اختیار شما قرار می دهد كه می توانید از آنها استفاده كنید تا داده های برگه كاری، بهتر به نظر رسند. با هر یك از این فرمت ها كار كنید تا ببینید كه چگونه بر داده‌ها تاثیر می گذارند.

محدوده مورد نظر را انتخاب كنید

محدوده ای كه حاوی داده های مورد نظر شماست را انتخاب كنید یا داخل محدوده ای كه سلول های خالی دور آن را فرا گرفته‌اند كلیك كنید. اگر روی یكی از سلول های داده‌ای كلیك كنید، Excel بصورت خودكار، داده ها و اسم ستون و سطر (ولی نه عنوان برگه كاری) را انتخاب خواهد كرد.

كادر محاوره ای Auto Format را باز كنید

از منوی Format ، گزینه Auto Format را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Auto Format باز شود.

یك فرمت برای جدول انتخاب كنید

شیوه مورد نظر انتخاب كنید. از فلش‌های اسكرول برای حركت كردن در لیست استفاده كنید. وقتی كه فرمت مورد نظر را پیدا كردید، روی آن كلیك كنید.

گزینه ها را مشاهده كنید

برای حذف كردن برخی عناصر از مجموعه فرمت ها، روی دكمه Options كلیك كنید. كادر محاوره ای Auto Format بزرگ می شود تا كادر های انتخابی برای تنظیم كردن فرمت در اختیار شما قرار دهد.

برخی عناصر فرمت دهی را غیر فعال كنید

گزینه هایی كه می خواهید فعال یا غیر فعال كنید را انتخاب كادرهای انتخاب مربوطه تنظیم كنید. كادر محاوره ای طوری تغییر می كند كه تاثیر فعال یا غیر فعال كردن این گزینه ها را نشان دهد. وقتی كه از فرمت دهی راضی شدید، روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود.

نتایج را مشاهده كنید

فرمت مورد نظر بصورت خودكار روی سلول یا محدوده انتخاب شده اعمال می شود. اگر لازم باشد، از دكمه Format Painter برای كپی كردن فرمت به محدوده های دیگر استفاده كنید. توجه داشته باشید كه این فرمت دهی خودكار، فرمت قبلی سلول ها را از بین می‌برد.

* توجه *

انجام تغییرات در صورت نیاز

بعد از بكار بردن Auto Format ، می توانید با اعمال كردن فرمت های دیگر روی محدوده، تنظیمات دیگری را در صورت نیاز اعمال كنید. به این ترتیب، بكار بردن یك Auto Format ، نقطه آغاز سریعی برای ایجاد برگه های كاری حرفه ای است.

حذف كردن فرمت ها

برای حذف كردن تمام فرمت ها از یك محدوده، آن را انتخاب كنید و از منوی Edit ، گزینهClear و بعد گزینه Formatsرا انتخاب كنید. برای حذف فرمت های انتخاب شده، از كادر محاوره ای Auto Formats ، گزینه None را انتخاب كنید، روی دكمه Options كلیك كنید و بعد هر فرمتی كه نمی خواهید را غیر فعال كنید. از این تكنیك می توانید روی هر محدوده ای استفاده كنید، حتی محدوده هایی كه Auto Format ندارند.

آموزش آفيس Excel ایجاد نمودار با استفاده از Chart Wizard

نمودار، اعداد خسته كننده را به یك مجموعه متقاعد كننده كه فوراً قابل دستیابی است تبدیل می‌كند. این كار عملی شرح می دهد كه چگونه از داده های برگه كاری، یك نمودار ایجاد كنید. Chart Wizard نمودار را ایجاد می كند. بعد از اینكه نمودار ایجاد شد، می توانید اندازه، ترتیب و رنگ آن را تغییر دهید و طوری آن را تنظیم كنید كه به هیچ نموداری در دنیای كامپیوتر شبیه نباشد. داده های نمودار بصورت سری سازماندهی می شوند. یك سری، یك گروه از سلول های مرتبط (مثلاً یك سطر داده‌ها یا یك ستون داده‌ها) می‌باشد. به هر سری در نمودار یك رنگ اختصاص داده می‌شود. در برگه كاری كه در اینجا نشان داده شده است می‌توانید داده‌ها را برحسب ماه گروه بندی كنید بطوری كه برای هر ماه، یك رنگ منحصر به فرد اختصاص داده شود. همچنین می‌توانید داده‌ها را برحسب فروشگاه گروه بندی كنید.

داده‌های مورد نظر را انتخاب كنید

ابتدا محدوده داده‌های مورد نظر را انتخاب كنید. عنوان‌ها و اسم‌ها را انتخاب كنید ولی جمع‌ها یا جمع های فرعی را انتخاب نكنید. در اینجا می‌بینید كه محدوده C8 : F11 انتخاب شده است. در نوار ابزار Standard ، روی دكمه Chart Wizard كلیك كنید. اولین سری كادرهای محاوره‌ای Chart Wizard باز می شود.

نوع نمودار را انتخاب كنید

از سمت چپ كادر محاوره‌ای، نوع نمودار مورد نظر را انتخاب كنید و از سمت راست، نوع فرعی نمودار را انتخاب كنید. بعد، روی Next كلیك كنید.

محدوده داده‌ها را بررسی كنید

محدوده داده هایی كه Excel نمایش می دهد را بررسی كنید تا اطمینان حاصل كنید كه درست باشد. روی دو گزینه Series in (Rows یا Columns ) كلیك كنید تا ببینید كه كدام طرح بهتر است بعد روی Next كلیك كنید.

قابلیت‌های نمودار را تنظیم كنید

روی هر برگ كلیك كنید و گزینه‌هایی كه می‌خواهید را انتخاب كنید. برای مثال در برگه Titles، یك عنوان برای نمودار وارد كنید. در برگه Legend، محل راهنمای نمودار را تغییر دهید یا آن را حذف كنید. در برگه Data Labels، بر چسب‌هایی را برای شناسایی داده‌ها اضافه كنید و در برگه Data Labels، یك جدول داده‌ای به انتهای نمودار اضافه كنید.

محل نمودار را انتخاب كنید

محل نمودار را انتخاب كنید. گزینه As new sheet، یك برگه نمودار جداگانه (شبیه به یك برگه كاری ولی با این تفاوت كه فقط حاوی یك نمودار است) بنام CHART 1 (یا هر اسم دیگری كه به آن می‌دهیم) ایجاد می‌كند. گزینه As object in، یك نمودار در برگه كاری ایجاد می‌كند كه از لیست As object in انتخاب می‌كنید. روی Finish كلیك كنید.

نمودار را مشاهده كنید

بسته به گزینه‌ای كه در مرحله 5 انتخاب كردید، نمودار در یك برگه كاری یا بصورت یك برگه جداگانه در صفحه كاری (همانطور كه در اینجا نشان داده شده است) ظاهر می‌شود. توجه داشته باشید كه نوار ابزار Chart ظاهر می‌شود تا بتوانید در صورت نیاز روی نمودار تغییرات صورت دهید.

*توجه*

ایجاد سریع

برای ایجاد سریع نمودار با استفاده از تمام تنظیمات پیش‌فرض، روی Finish در اولین كادر محاوره‌ای Chrt Wizard كلیك كنید.

پیش تصویر نمودار

برای اینكه ببینید نمودار شما چگونه خواهد بود، روی دكمه Press and hold to view sample در اولین كادر محاوره‌ای Chrt Wizard كلیك كنید. اگر نموداری كه ایجاد كردید 4 مورد پسند شما نمی‌باشد، می‌توانید یك نوع نمودار دیگر انتخاب كنید.

محدوده‌های غیر پیوسته

لازم نیست كه داده‌هایی كه برای نمودار انتخاب می‌كنید پیوسته (مجاور یكدیگر) باشند. برای انتخاب محدوده‌های غیر پیوسته، روی اولین محدوده كلیك كنید، كلید Ctrl را بفشارید و بعد محدوده‌های بعدی را انتخاب كنید

آموزش آفيس Excel چگونه نوع نمودار را تغییر دهیم

وقتی كه یك نمودار ایجاد می‌كنید، گزینه‌های زیادی برای نوع نمودار در اختیار دارید. نوع‌های استاندارد ز ستون یا میله‌، خط و نقطه یا یك دایره استفاده می‌كنند. بهتر است كه از نوع‌های استاندارد استفاده كنید. اگر از نوعی استفاده كنید كه مخاطبان به ان عادت نداشته باشند، ممكن است در درك آن مشكل داشته باشند و داده‌ها تاثیر خود را از دست بدهند. بعد از اینكه یك نمودار را ایجاد كردید به راحتی می‌توانید نوع آن را تغییر دهید بدون اینكه مجبور شوید آن را از اول ایجاد كنید، بنابراین می توانید انواع مختلفی را امتحان كنید تا بفهمید كه از كدام بیشتر خوشتان می‌آید.

نمودار مورد نظر را انتخاب كنید

روی نمودار مورد نظر كلیك كنید تا آن را انتخاب كنید. اگر این نمودار روی یك برگه جداگانه باشد، وقتی كه روی بر چسب آن كلیك می‌كنید بصورت خودكار انتخاب می‌شود.

روی دكمه Chart Type كلیك كنید

در نوار ابزار Chart، روی دكمه Chart Type كلیك كنید تا لیستی از انواع نمودارها باز شود. روی آیكون نوع نمودار مورد نظر كلیك كنید.

نوع جدید اعمال می‌شود

نوع نمودار بر حسب نوعی كه انتخاب كردید تغییر می‌كند. در اینجا همان نمودار ستونی مرحله 1 را مشاهده می‌كنید كه بصورت نمودار خطی در آمده است.

از گزینه Chart Type استفاده كنید

برای تغییر نوع نمودار می‌توان از منوها هم استفاده كرد: نمودار مورد نظر را انتخاب كنید و از منوی Chart، گزینه Chart Type، نوع نمودار را از لیست Chart Type و نوع فرعی را از لیست Chart Subtype انتخاب كنید. برای مشاهده نمودار، روی دكمه Click and hold to view sample كلیك كنید و نگه‌دارید (در اینجا همان نمودار قبلی به صورت نمودار میله‌ای سه بعدی در آمده است.) وقتی كه نوع مورد نظر خود را پیدا كردید روی Ok كلیك كنید.

علامت سری داده‌ها را تغییر دهید

برای تغییر دادن نوع نمودار یك سری در یك نمودار چند سری، روی یكی از علامت‌های داده‌ای (علامت داده‌ای، یك ستون، یك سطر، یك خط، یك قسمت از نمودار دایره‌ای و … می‌باشد) در سری كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Chart Type را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Chart Type باز می‌شود.

یك نوع علامت دیگر انتخاب كنید

برای سری انتخاب شده، یك نوع نمودار جدید انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تغییرات اعمال شود. در اینجا مشاهده می‌كنید كه یك سری در نمودار میله‌ای (فروش ماه ژوئن) به صورت نمودار دایره‌ای در آمده است.

* توجه *

تغییر دادن رنگ

برای تغییر دادن یكی از عناصر نمودار (سری داده‌ها، خط‌های شبكه، محورها، ناحیه رسم، پس‌زمینه و …)، ابتدا روی آن عنصر كلیك كنید تا انتخاب شود. روی فلش دكمه Fill Color در نوار ابزار Formatting كلیك كنید و یك رنگ دیگر انتخاب كنید.

تغییر دادن اندازه فونت

وقتی كه اندازه نمودار را تغییر می‌دهید، ممكن است كاراكترهای عنوان و محور برای این اندازه جدید، بسیار بزرگ یا كوچك باشند. برای تغییر دادن اندازه فونت یكی از عناصر نمودار (مانند عنوان نمودار) روی آن كلیك كنید. برای تغییر دادن كل نمودار، روی نمودار كلیك كنید و از كادر Font size در نوار ابزار Formatting، یك اندازه جدید انتخاب كنید.